Jokin aika sitten Google-insinööri päätti työskennellä itsenäisesti uuden sähköpostiprojektin parissa kysyessään apua käyttäjältä, joka valitti viettävänsä liian paljon aikaa viesteihin sähköpostilaatikossa. melkein sattumanvaraisesti ja itsenäisen aloitteen ansiosta, tarkalleen kymmenen vuotta sitten, syntyi Gmail, joka on nykyään maailman eniten käytetty online-sähköpostipalvelu, juuri sattumanvaraisesti ja kymmenen vuotta sitten. Vaikka Gmailin syntymästä on kulunut 15 vuotta ja paljon muuta sähköpostin syntymästä, monet ihmiset käyttävät edelleen sähköpostia ja Gmailia väärin .
Tässä on kymmenen virhetyyppiä, jotka olemme kaikki tehneet, mutta joita sen sijaan tulisi välttää tai joka tapauksessa minimoida maksimiin.
1) Luo useita luonnoksia
Kun painat Gmailissa Kirjoita-painiketta, viestin kokoonpano-ikkuna avautuu.
Jos kirjoitat jotain ja painat sitten sulkemispainiketta, tallennat viestin luonnoksiin.
Tätä voidaan käyttää jonkinlaiseen notepadiin, johon tehtäväluettelot tallennetaan, mutta todennäköisemmin se täytetään roskapostilla ja osittaisilla viesteillä, joita ei koskaan lähetetä.
Jokainen Gmailia käyttävä löytää satoja tyhjiä ja turhia viestejä poistettavaksi Luonnoksista.
2) Poista viestit, jotta postilaatikko pysyy puhtaana ilman lukemattomia viestejä
Kun sähköposteja oli rajoitettu käytettävissä olevaan tilaan, oli järkevää poistaa viestejä, joita ei enää tarvita. Nykyään, koska tilaa on kuitenkin kaiken verran ja koska kaikenlaisia viestejä saapuu päivittäin, niitä ei ole kätevää poistaa, vaan järjestää ne kansioihin tai tarroihin suodattimien avulla. Voit suodattaa sähköpostit niin, että ne eivät näy pääosassa, tai voit arkistoida viestit poistaa ne postilaatikosta poistamatta niitä.
LUE LISÄÄ: Tilaa postilaatikko suodattimilla ja aliaksilla Gmailissa hallita vastaanotettuja sähköposteja
3) Merkitse kaikki luetuksi
Edellisen kohdan suhteen Gmailissa ei ole kätevää merkitä kaikkea luetuksi järjestyksen tekemiseksi, voit jättää ne lukematta, mutta järjestää ne eri kansioihin.
Virhe on merkitä viestit luetuiksi ajatellen, että palaamme niihin myöhemmin. Muista myös, että vain viestit, jotka myös vastaanotetaan Saapuneet-kansiossa, luetaan ilmoitusohjelmien ja mobiilisovellusten lukemattomiksi, loput jätetään huomioimatta.
Mutta hän on täysin unohdettu.
4) Liian monta lukematonta sähköpostia
Edellisen kohdan seurauksena pääpostilaatikossa on virhe lukemattomia viestejä.
KATSO MYÖS MITEN: Näytä vain lukemattomat viestit Gmailissa pikalinkillä
5) Lähetä itsellesi sähköposti tiedostojen tai muistiinpanojen pitämistä varten .
Aikaisemmin olen käyttänyt Gmailia myös tilan tallentamiseksi asiakirjoja, tiedostoja tai liitteitä lähettämällä minulle viestejä.
Gmail oli ensimmäinen sähköpostipalvelu, joka tarjosi ilmaisen valtavan määrän Gt-tilaa tiedostoille, joten oli myös normaalia käyttää tätä tilaa (sanotaan 10 vuotta sitten) ikään kuin se olisi pilviasema.
Viime vuosina, painottaen todellisia pilvipalveluita, tätä työskentelytapaa on vältettävä.
On parempi, että suuremmille tiedostoille on sovellus, kuten Onenote tai Evernote tai Dropbox, Google Drive ja Onedrive.
ponon sinun pitäisi lähettää itsellesi sähköpostiviestit asiakirjoista, linkkeistä ja liitteistä, jotka haluat tallentaa. Toisinaan se näyttää vain helpommalta kuin sähköpostin lähettäminen, koska silloin se on postilaatikossa ikuisesti.
6) Liioittele tarroilla ja kansioilla
Gmail tukee sisäkkäisiä tarroja. Tunnisteiden luominen on hyödyllistä, kun järjestetään samankaltaisia tai samoilta lähettäjiltä lähetettyjä sähköposteja. Tärkeää on, että niitä ei ole liian monta ja että ne kaikki näkyvät oikealla olevassa luettelossa vierittämättä. Muuten voimme unohtaa monista luokista ja vastaanotetuista viesteistä.
7) Tee virhe vastauksen ja vastauksen välillä
Joskus painat ryhmäviestin Vastaa- painiketta jakaaksesi ajatuksen, jonka vain viimeisen vastauksen lähettänyt henkilö vastaanottaa. Muutoin painat Vastaa kaikille, kun halusit tosiasiallisesti kirjoittaa yksityisen vastauksen.
Tämän tyyppisten virheiden välttämiseksi Gmailissa on kaksi erittäin tärkeää ja tärkeää toimintoa:
- Käytä väärän sähköpostin peruuttamistoimintoa
- Aseta Vastaa kaikki -asetus oletukseksi Vastaus-painikkeeseen, jotta sähköposti lähetetään nopeasti yhteyshenkilöille
8) Vastaa sähköposteihin muuttamatta aihetta
Sähköpostikeskustelut päätyvät usein aiheeseen.
Jos nämä ovat tärkeitä sähköpostiviestejä, tarkista vastatessasi sähköpostiin, onko aiheellista vaihtaa aihetta eikä pidä vanhaa ensimmäisestä sähköpostiviestistä.
9) Ajatella, että Gmailia ei voida käyttää offline-tilassa
Vaikka rajoitetummilla toiminnoilla voit myös avata Gmailin offline-ohjelmana, kun sinulla ei ole Internet-yhteyttä.
10) Älä käytä tarkennettuja hakuoperaattoreita
Gmailin tavoitteena on sen perustamisesta lähtien ollut tarjota helppo etsiä sähköpostipalvelu.
Tästä syystä haku Gmailissa on erittäin tehokasta, parempaa kuin mikään muu vastaava palvelu, vain että sinun on tunnettava operaattorit ja komennot sen käyttämiseksi.
Toinen artikkeli selittää Gmailin hyödyllisimmät tarkennetut hakuoperaattorit .
LUE LISÄÄ: Gmailin yleinen opas
