Toimistotyössä on kaksi eniten käytettyä ohjelmaa: Word ja Excel. Hyvä näillä kahdella ohjelmalla ei tarkoita eurooppalaisen lisenssin ottamista, joka on varmenne, jolla ei ole käytännöllistä merkitystä, eikä tietämistä siitä, kuinka käyttää kaikkia Office-ohjelmien vaihtoehtoja.
Tärkeä asia on osata käyttää joitain avaintoimintoja asiakirjojen laatimisessa ja laskentataulukoiden kanssa työskentelemisessä, jotta ne olisivat nopeita ja kykeneviä suorittamaan tavallisimmat päivittäiset toiminnot.
Tässä on 4 perustoimintoa, jotka voit tehdä Wordilla ja Excelillä, jotka yhdistävät muut tässä blogissa jo kirjoitetut oppaat.
1) Olemme jo selittäneet Excelin osalta 4 asiaa, jotka voidaan tehdä, jotta voimme tulla hyviksi laskentataulukoiden avulla .
Tässä yhteydessä me syötämme kyseisen artikkelin, jossa puhutaan solujen automaattisesta täyttämisestä, joka on tärkeä tieto operaatiosta työskentelemiseksi kaikilla tasoilla.
Jos haluat käyttää automaattista täyttämistä, kirjoita numero soluun ja seuraava välittömästi alla olevaan kenttään.
Paina sitten hiirtä toisen solun kulmassa, jossa on pieni neliö korostettuna, ja vedä alaspäin pitäen painettuna nähdäksesi, että muut solut ovat täynnä peräkkäisiä numeroita.
Sarjat voivat olla numeroita, päivämääriä tai jopa monimutkaisempia kaavoja.
Esimerkiksi, jos sinulla on useita sarakkeita numeroita, voit keskittää kaikki sarakkeen arvot kirjoittamalla suhteellisen kaavan alempaan soluun.
Muiden sarakkeiden lukumäärän keskiarvoksi nyt käytetään vain automaattista täyttöjärjestelmää vetämällä neliö sen vieressä oleviin tyhjiin soluihin, jotta voidaan tehdä sama laskelma myös toisen sarakkeen alareunassa.
Kun vapautat hiiren vetämällä täytetyn sarakkeen kulman tyhjiin, sinulla on kunkin solun keskiarvo.
Lisätietoja Excel-sovelluksen automaattisesta täyttöstä on luettaessa erittäin kattava Microsoftin sivusto-opas.
2) Hallitse tietoja helposti kääntötaulukon avulla
On myös syytä muistaa, kuinka kääntötaulut tehdään, jotka ovat ehdottomasti välttämättömiä Excelissä.
Kääntötaulukko on käytettävissä " Lisää " -valikossa.
Jos napsautat kääntötaulukon kuvaketta, kun olet korostanut koko tietotaulukon (mukaan lukien otsikot), työkalu analysoi tiedot ja vie ne uudelle arkille, jossa voit manipuloida sarakkeita eri tavoin.
On mahdollista valita analysoitavat datasarakkeet ja valita miten niitä manipuloida, esimerkiksi keskiarvoistamiseen.
Kääntötaulun käyttäminen säästää paljon aikaa, joten voit käyttää toimintoja automaattisesti.
3) Siirrytään nyt Microsoft Wordiin, joka on maailman eniten käytetty ohjelma asiakirjojen kirjoittamiseen.
Kirjoittaminen ei ole vaikeaa, mutta tekstin muotoilu ja sen tietyllä tavalla tekeminen arkille voi ajaa sinut hulluksi.
On olemassa kaksi asiaa, jotka sinun on voitava tehdä Wordilla: otsikoiden ja sivun asettelun hallinta sekä tekstin muotoilu.
Otsikot ovat tärkeitä, jotta kappaleen otsikot olisivat samat asiakirjasta.
Otsikoiden suunnittelu Wordissa on tärkeää, jotta niitä ei tarvitse tehdä uudelleen joka kerta jokaisesta uudesta asiakirjasta.
Otsikot voidaan alustaa "Lisää" -valikosta valitsemalla "Otsikko" -kuvake.
Otsikoiden avulla voit muokata kaikkia asiakirjan sivuja yhdellä kertaa.
Tämä ohjesivu selittää, miten asiakirjan otsikot ja alatunnisteet lisätään.
4) Sivun asettelun hallinta
Toinen asia, jonka jokaisen Wordin kanssa työskentelevän henkilön on tiedettävä, on kuinka määrittää ja esikatsella asiakirjan sivun muotoa.
Jotkut sivun asetteluun liittyvät työkalut ovat " Lisää " -valikossa.
Täältä voit lisätä "sivunumerot" automatisoida ja hallita sivunumerointia.
"Sivun asettelu " -valikossa on erilaisia muotoiluvaihtoehtoja, joiden avulla marginaaleja hallitaan automaattisesti.
Sivun reunusasetukset puolestaan sallivat sinun muuttaa manuaalisesti asiakirjan reunoja vasemmalle ja oikealle.
Wordin osalta viittaan tämän blogin kahteen muuhun oppaaseen, joissa käsitellään tärkeitä käsitteitä, jotka on tiedettävä, ja tärkeimpiä käytettäviä toimintoja:
- 5 hyödyllistä toimintoa Wordin käyttämiseen ammattimaisella ja nopealla tavalla
- Sanatekstin muotoiluopas: tyylit, osiot ja kappaleet
