Microsoft Office -sarja koostuu kahdesta maailman eniten käytetystä ohjelmasta, joillakin tavoin hyvin samankaltaiset: Access ja Excel .
Excel on ensin pinnallisempi, helppokäyttöisempi ja välittömämpi, ja laskentataulukko täytetään numeroilla tai arvoilla, jotka voidaan automaattisesti ottaa huomioon.
Pääsy on sen sijaan alussa monimutkaisempi, vaikka perusteiden ymmärtämisen jälkeen se tarjoaa mahdollisuuden luoda maski, joka on muokattava graafinen käyttöliittymä, arvojen lisäämiseksi soluihin, josta tulee paljon mukavampaa ja käyttäjäystävällisempää.
Molemmat ovat tiedonhallintaa koskevia työ- ja opinto-ohjelmia, ja voitaisiin kysyä, kumpi näistä on parempi ja mitkä tarvitsevat parempana valita toisen.
Lyhyesti sanottuna, Excel on tietoanalyysityökalu matemaattisten laskelmien ja tilastollisten vertailujen tekemiseen, jotka esitetään myös helposti jaettavien kuvaajien muodossa.
Access puolestaan on tiedonhallintaohjelma, todellinen tietokannan hallinta, jota useat käyttäjät voivat käyttää samanaikaisesti, hyödyllinen arvojen suodattamisessa, niiden näyttämisessä jäsennellyllä tavalla ja tiettyjen toimintojen ja tapahtumien automatisoimiseksi.
Excel on erinomainen numeerisen datan analysoinnissa .
Excelin käytön oppimiskäyrä on melko lyhyt, ja jo joidenkin perustoimintojen, kuten kääntötaulukoiden, käytön oppiminen voi suorittaa heti monia toimintoja.
Uusimmat versiot ovat sitten täynnä valmiiksi pakattuja malleja, jotka vain valmistetaan.
Excel on erinomainen työkalu, kun käytettäviä taulukkoja on kaksi tai kolme, sen sijaan siitä tulee epämukavaa, jos tietokannan koko kasvaa.
Excel-laskentataulukon ylläpitäminen tuhansien, ellei jopa kymmenien tuhansien kirjoitusten kanssa, on todella vaikeampaa, ja datan kehittyessä on virheiden riski päivitettäessä kaavoja, kuvaajia ja makroja.
Muissa artikkeleissa, joita olemme nähneet, Excelistä:
- Kuinka käyttää Excel-laskentataulukoita
- 4 toimenpidettä, jotka voidaan tehdä Wordin ja Excelin kanssa työskennellessä
- Parhaat ladattavat Excel-mallit ilmaiseksi taloudellisia ja kaupallisia toimintoja varten .
Verrattuna Exceliin, joka keskittyy numeerisiin tietoihin ja sekvensseihin, Access on todellinen digitaalinen arkistoratkaisu tiedoille, jotka voidaan muistuttaa useita kertoja ohjelman sisällä.
Accessin käyräkäyrä on pidempi siinä mielessä, että sen käytön aloittamiseksi sinun on tutkittava ainakin perusteet ja ymmärrettävä sen terminologia.
Ehkä suurin ero Accessin ja Excelin välillä on tietojen säilyttämismenetelmä.
Käyttöoikeutta voidaan muuttaa milloin tahansa, ja voit lisätä lisätietoja, muokata, poistaa tai suodattaa tietoja vaikuttamatta kaavoihin ja taulukoihin.
Käytettäessä massiivista tietojoukkoa Excelissä on kuitenkin mahdollista, että pieni muutos voi pilata koko taulukon.
Access menee askeleen pidemmälle kuin Excel käyttämällä hakuluetteloita ja validointisääntöjä yksittäisille taulukkotason kentille.
Access ylläpitää jatkuvasti referenssien eheyttä taulukoiden välillä, toisin sanoen niiden linkkiä, joka varmistaa jokaisen tiedon merkityksen.
Valtavien tietokantojen yhdistelmät ovat suhteellisen yksinkertaisia Accessissa, jonka avulla voit suodattaa yksittäiset tiedot heti, ilman kääntötaulukoita.
Accessin käytöstä, jota on selvästi vähemmän käytetty kuin Excel sen alkuperäisen monimutkaisuuden takia, olin aiemmin kirjoittanut Microsft Accessiin perustuvan alustavan oppaan ymmärtääksesi miten se toimii ja mihin sitä käytetään .
Siksi ei ole parempaa tai huonompaa ohjelmaa, molemmat ovat erinomaisia työkaluja, joita voidaan käyttää vuorotellen tarpeiden ja suoritettavan ja ylläpidettävän työn mukaan.
Excelin avulla on helppo luoda mukautettuja tulosteita erittäin joustavilla muotoiluilla ja huomautuksilla, jotka voit helposti lisätä mihin tahansa.
Jos tietoja ja suhteita on kuitenkin ylläpidettävä ajan kuluessa, laskentataulukoista voi tulla todella rajoittavia, joten Access tulee peliin.
Hybridiratkaisu, jossa Access-tietokannan tiedot viedään tai kopioidaan Exceliin, on ehdottomasti paras.
Ohjelmat integroituvat toisiinsa, ja on mahdollista sekä tuoda Access-tietoja Exceliin että päinvastoin täyttää Access käyttämällä jo olemassa olevia Excel-taulukoita (katso Microsoft-opas).
Vaikka Excel ei ole tietokanta, sitä käytetään edelleen laajasti tietojen tallentamiseen.
Excel on kuitenkin tietokanta yksittäisistä tiedostoista eikä relaatiotietokanta, kuten Access, jossa eri taulukoiden tiedot on linkitetty toisiinsa ja muuttuvat automaattisesti tiettyjen tapahtumien mukaan.
Kun yksinkertaisten taulukoiden on muututtava moniin toisiinsa liittyviin datataulukoihin, Access on ensimmäinen valinta.
Kun tiedot ovat Accessissa, voit lisätä useita taulukoita ja yhdistää ne toisiinsa, luoda kyselyitä tai näkymiä, määrittää tietorakenteen ja tyypit.
Ei ole epäilystäkään siitä, että Access on monipuolinen tuote, vaikka ensimmäinen vaikutus saattaa tuntua pelottavalta.
