Sähköpostilaatikon säännönmukainen hallinta tarkoittaa kahta perustoimenpidettä: tyhjentää ja pitää aina lukemattomien viestien osa aina tyhjänä ja postilaatikon järjestäminen suodattimien ja tarrojen avulla. Vaikka postin järjestämiseen olemme jo nähneet useita oppaita, mukaan lukien Gmailin suodattimilla ja aliaksilla varustetun postilaatikon tilaamisen, näemme tässä parhaan tavan palauttaa postilaatikko nopeasti, joutumatta lukemaan kaikkia vastaanotettuja viestejä Gmailissa ja poistamatta mitään.
Temppu pitää saapuneet postit Gmailissa aina nollana (mutta koskee myös muita postilaatikoita) on käyttää salaperäistä ja vähän käytettyä toimintoa, joka "arkistoi" postin, eli pitää se piilossa, poistamatta kuitenkaan sitä ja pitämällä sitä. lukemattomat viestit korostettu.
Kun käytät arkisto-painiketta valittujen sähköpostiviestien sisällä, ne poistetaan postilaatikosta .
Arkistoituja viestejä ei kuitenkaan poisteta Gmailista, vaan vain vastaanotettujen viestien kansiosta.
Viestin ilmoitus katoaa, vaikka kyseistä sähköpostia ei olisi luettu.
Missä tahansa sähköpostinhallintaohjelmassa tai sovelluksessa, kuten Gmailissa, sähköpostit jaetaan pääasiassa viiteen osioon:
- Saapuneet-kansiossa on oltava kaikki vastaanotetut merkittävät ja mielenkiintoiset sähköpostit.
- Posti lähetetty, ja sähköposteja lähetetään muille.
- Roskapostia, jonka sähköpostit katsotaan automaattisesti ei-toivottuiksi.
- Roskakori, poistetut sähköpostit
- Arkistoitu, kaikki viestit on poistettu Saapuneet-kansiosta, mutta niitä ei ole poistettu.
Siksi sähköpostiviestit, joita ei tarvitse lukea tai avata heti, mutta joita on parempi säilyttää ja joita ei poisteta, olisi siksi siirrettävä arkistoon .
Arkistoitujen ja roskakoriin lähetettyjen sähköpostien väliset erot ovat erittäin tärkeitä:
Arkistoituja sähköposteja ei poisteta automaattisesti tietyn ajan kuluttua, kuten tapahtuu roskakoriin siirrettyjen sähköpostien kanssa, mutta ne pysyvät Gmailissa, kunnes ne poistetaan manuaalisesti.
Arkistoidut viestit sisältyvät myös Gmail-hakukoneen kautta tehtäviin yleisiin hakuihin, mikä ei koske roskapostia tai poistettuja sähköposteja.
Arkistoidut sähköpostit lasketaan Gmailin tallennustilan rajoissa, kun taas päinvastoin, poistetut sähköpostit eivät lasketa.
Arkistoituja sähköposteja, kuten edellä mainittiin, ei merkitä automaattisesti luetuiksi, ja jos arkistoit sähköpostin avamatta tai lukematta sitä, se pysyy korostettuna lukemattomana, vaikka sitä ei sisällytettäisi luettavien postien määrään.
Missä Gmailissa arkistoidut viestit "> kaikki viestit " päätyvät, jotta kaikki saapuvat ja arkistossa olevat sähköpostiviestit näkyvät yhdessä.
Jos käytät Microsoft Outlookia, sen sijaan on Arkisto-välilehti, jolla voit selata vain niitä.
Tunnisteella tallennetut sähköpostiviestit ovat sitten näkyviä etiketin sisältävissä eri kansioissa, sekä Gmailin automaattisesti luomissa että yksilöimissä kansioissa.
Nyt kun osaamme käyttää toimintoa viestien arkistointiin, katsotaan kuinka sen avulla nollataan Saapuneet-kansiossa lukemattomien viestien lukumäärä .
Ensinnäkin voit luoda suodattimen arkistoidaksesi kaikki lukemattomat viestit, myös vanhat, kerralla poistamatta niitä.
Paina sitten Gmail-hakukentässä olevaa alanuolta, paina Etsi-kohdan vieressä olevaa painiketta ja laita "lukemattomat viestit".
Paina alareunassa olevaa suodatinlinkkiä tämän haun avulla, vahvista toimenpide ja valitse suodatinikkunassa vain "Ohita saapuneet (arkisto)" -ruutu.
Ennen kuin napsautat Luo suodatin, valitse vaihtoehto " Käytä suodatinta myös aiempiin keskusteluihin ".
Siksi kaikki tähän mennessä lukemattomat viestit arkistoidaan ja luettavien sähköpostien numero nollataan.
Lopuksi, avaa Gmail-asetukset painamalla oikeassa yläkulmassa olevaa rataspainiketta, siirry Suodattimet- osioon ja poista juuri luotu suodatin (estääksesi seuraavien saapuvien viestien arkistoinnin automaattisesti).
Luomalla sähköpostiviestisuodattimia on mahdollista varmistaa, että hyvin määritellyistä osoitteista lähetetyt sähköpostit arkistoidaan automaattisesti, jättäen ne jopa lukemattomiksi.
Voit myös arkistoida kaikki viestit, sekä luetut että lukemattomat, jotka on vastaanotettu ennen tiettyä päivämäärää .
Tätä varten etsi : Saapuneet-kansiosta ennen: 2016/12/31 (tässä esimerkissä haluan arkistoida kaikki ennen 31. joulukuuta 2016 vastaanotetut viestit), paina sitten Luo suodatin tälle haulle ja valitse toiminto Ohita Saapuneet (Arkisto) ) ja mahdollisuuden käyttää suodatinta kaikkiin keskusteluihin.
Tulevaisuudessa, kun saat viestin, jota sinun ei tarvitse lukea (kuten ilmoitus Facebookista, Amazonista tai muista sovelluksista), poistamatta sitä, voit arkistoida sen suoraan.
Arkistoidaksesi sähköpostin Gmailissa, valitse se vain luettelosta ja paina sitten yläosassa olevaa Arkisto- painiketta, jotta se katoaa postilaatikosta.
Viestien arkistointitoimintoa voidaan nopeuttaa tietokoneella valitsemalla Sähköposti ja painamalla näppäimistön E-näppäintä.
Gmailissa Androidille voit siirtyä kohtaan Valikko> Asetukset> Yleiset asetukset> Gmailin oletustoiminto ja valita Tiedosto (poiston sijaan.
Tällä tavalla arkistoi se vain pyyhkäisemällä viesti vasemmalle tai oikealle poistamatta sitä.
Voit myös käyttää iPhonen ja iPadin Gmail-sovelluksessa arkistopainiketta valittuaan postilaatikon viestit.
Jos olet arkistoinut viestin vahingossa, voit palauttaa sen helposti postilaatikkoosi etsimällä sitä Kaikki viestit -luettelosta, valitsemalla sen ja siirtämällä sen sitten näppäimellä Saapuneet-kansioon .
