Yksi yleisimmistä kauheista, kun teemme asiakirjoja Office-ohjelmistopaketin kanssa, on siihen mennessä tehdyn työn katoaminen äkillisen virran katkeamisen tai Windows-virheen takia pakotetulla uudelleenkäynnistyksellä. Näitä skenaarioita esiintyy harvemmin, mutta voimme suojata työtä ohjelmoimalla Wordin, Excelin ja PowerPointin automaattisen asiakirjan tallentamiseksi, kun me edelleen valmistamme sitä: toimimalla tällä tavoin pahimmassa tapauksessa menetämme vain viimeiset hetket ennen ongelmaa tai sähkökatkos. Tässä oppaassa näytämme sitten kuinka aktivoida automaattinen tiedostojen tallennus Word-, Excel- ja PowerPoint-ohjelmissa toimistossa tai kotona tehdyn työn suojaamiseksi. Jos tämä ei riitä (meillä on vaara tiedostovirheistä), osoitamme sinulle myös, kuinka tiedostohistoriaa voidaan käyttää palauttamaan tiedoston vanha versio, joten voit aina aloittaa alusta hyvältä kohdalta ja välttää aloittamasta alusta uudestaan.
LUE LISÄÄ -> Palauta vaurioituneet, vioittuneet tai kadonneet Word-asiakirjat ja Excel-tiedostot
1) Automaattinen tallennus Office 365: een
Jos meillä on tilauskopio Office 365: stä, automaattinen tallennus on käytettävissä lataamalla tiedosto suoraan OneDriveen, OneDrive for Businessiin tai SharePoint Onlineen (yrityksille): tällä tavoin käytetyt Office-ohjelmat synkronoivat kaikki tiedostoja (muutaman sekunnin välein), joten sinun ei tarvitse koskaan huolehtia ongelmista. Siksi ensin otamme OneDrive-asiakasohjelman käyttöön PC: llämme, jossa on Windows 10, etsimällä sen kuvaketta oikeassa alakulmassa tai etsimällä OneDrive- kohdetta Käynnistä-valikossa.
Jos meillä on aiempia Windows-versioita tai käytämme Macia, lataamme OneDrive.
Kun synkronoitu OneDrive-kansio on otettu käyttöön, siirrytään käytettävään Office-ohjelmaan, aloita asiakirjan kirjoittaminen ( uusi ) ja napsauta sitten Tiedosto -> Tallenna yläosassa ja valitse polkuksi OneDrive -> Henkilökohtainen kansio . Tiedosto tallennetaan heti pilveen, ja ikkunan yläosassa näkyy Automaattinen tallennus -painike.
Toisessa artikkelissa opas kansioiden synkronoimiseksi Onedrivessä.
Kun painike on aktiivinen, meidän ei enää tarvitse huolehtia säästöstä väliajoin, koska kaikki on synkronoitu pilven kanssa (tietysti Internet-yhteyden on oltava). Jos haluamme palauttaa tiedoston vanhan version, napsauta vain oikeassa yläkulmassa OneDriveen tallennettua painiketta ja käytä Näytä kaikki versiot -valikkoa.
Tällä tavalla voimme tallentaa ja palauttaa tarvittaessa automaattisesti, myös tietokoneeseen liittyvissä ongelmissa (voimme aina jatkaa työtä toisella tietokoneella, joka on määritetty Office 365 -tilillämme).
Jos meillä ei vielä ole Office 365: tä, voimme tilata palvelutilauksen täältä -> Osta Office 365.
Peruspakettiin on saatavana myös 1 kuukauden kokeilu, jotta voit arvioida kaikki Office-tilauksen edut sen sijaan, että ostaisit koko paketin offline-tuotantoon.
2) Automaattinen tallennus offline-version Office-versioihin
Jos meillä ei ole Office 365: tä, mutta ilmainen myyntiversio (klassisella rajoittamattoman voimassaolon lisenssillä), automaattinen tallennus pilveen ei ole käytettävissä, mutta voimme aina ottaa automaattisen tallennuksen käyttöön offline-tiedostoille .
Tässä tapauksessa käytämme Office-järjestelmään integroitua versiojärjestelmää, joten voimme tallentaa muutokset, joita emme tallenna käsin, lyhyemmin väliajoin (muistutamme, että sinun on vain painettava näppäimistön CTRL + B näppäimillä tallentaaksesi edistymisen välittömästi).
Jos haluat ottaa automaattisen tallennuksen käyttöön Office-vähittäiskaupan versioissa, avaa mikä tahansa asiakirja Office-ohjelmien avulla, napsauta yläreunassa olevaa Tiedosto- painiketta ja siirry kohtaan Valinnat -> Tallenna polku.
Tästä ikkunasta varmistamme, että viimeisimpien toimistotiedostojen laajennus on osoitettu (esimerkiksi docx, xlsx jne.), Laitamme valintamerkin Tallenna automaattisen tallennuksen tiedot -kohtaan, asetamme 1 minuutin välin (minimimäärä, jonka voimme asettaa) ja sallimme myös kohteen Pidä uusin versio automaattisesti palautettuna, jos se sulkeutuu tallentamatta .
Automaattisen tallennuksen tiedot tallennetaan Autosave-tiedostopolkukenttään merkitylle polulle, joka voi olla myös minkä tahansa pilven kansio (jos olemme synkronoineet OneDrive- tai Google Drive -sovelluksen, voimme osoittaa muutokset sinne ja saada siten jatkuvan varmuuskopion).
Voit palauttaa tiedostot pimennyksen tai järjestelmävirheen jälkeen avaamalla Office-sovelluksen uudelleen ja käyttämällä tiedostojen palauttamistyökalua, joka käyttää aiemmin määrittämäämme varmuuskopiota. Valitettavasti tämä järjestelmä tallentaa vain joka minuutti tehdyt muutokset: jos kirjoitamme erittäin nopeasti, puuttuva minuutti voi räjäyttää paljon asiakirjaa palautuksen yhteydessä.
3) Kuinka käyttää Windows-tiedostohistoriaa
Jos haluamme lisävarmuuskopiojärjestelmän, jotta voimme myös palauttaa virheistä, äkillisistä uudelleenkäynnistyksistä tai haittaohjelmista vaurioituneet tiedostot, voimme luottaa Windows 10: ssä olevaan File History -nimiseen pelastusjärjestelmään (mutta myös käyttöjärjestelmän aiempiin versioihin) ).
Jos haluat aktivoida tiedostohistorian Windowsissa, avaa vasemmassa alakulmassa oleva Käynnistä-valikko, etsi varmuuskopiointiasetukset ja avaa ensimmäinen yläreunassa näkyvä kohde; Asetamme uudesta valikosta varmuuskopioaseman (USB-tikku, ulkoinen kiintolevy tai mikä tahansa verkkoresurssi) napsauttamalla Lisää asema .
Kun olet lisännyt varmuuskopion, napsautamme Lisää vaihtoehtoja, valitse Varmuuskopioi tiedostot -valikossa 10 minuutin välein ja lisäämme lopulta varmuuskopiokansion (johon tallensimme Office-tiedostot) napsauttamalla Lisää kansio -painiketta.
Järjestelmä varmuuskopioi automaattisesti 10 minuutin välein, joten sinulla on aina kopio Office-asiakirjoistamme erillisellä levyllä. Jos haluat lisätietoja varmuuskopiointijärjestelmistä, pyydämme sinua lukemaan alla olevan oppaan.
LUE LISÄÄ -> Varmuuskopioi käyttäjän kansiot tallentaaksesi henkilökohtaisia tietoja Windowsiin
