Kaikille, jotka joutuvat luomaan laskun pyytääkseen rahaa freelanceriksi, konsultiksi tai yritykseksi, näemme tässä kuinka luoda henkilökohtainen lasku Excelissä, yksinkertainen, alkaen valkoisesta arkista, käyttämättä sitten mallia valmiina.
Laskun luominen Excelissä on suhteellisen yksinkertainen tehtävä, sinun on vain valmisteltava taulukko, asetettava joitain sääntöjä, lisättävä vaadittavat tiedot ja sitten, jos haluat tehdä teknisempää työtä, lisätä myös laskenta-automaatiota. On selvää, että on mahdollista käyttää asiantuntijoiden jo laatimia lasumalleja, ladata se ja mukauttaa sitä. Jotkut mallit ovat jo saatavana Excelissä, avaa uuden arkin ja siirry sitten Tiedosto- välilehteen ja etsii laskuja hakukentästä. Muita malleja on saatavana ilmaiseksi laskutusmallien erikoistuneella sivustolla tai muilla Excel-malleilla varustetuilla sivustoilla .
Tässä tapauksessa katsomme kuitenkin vaiheita yksinkertaisen laskun luomiseksi Exceliin tyhjästä (opas toimii myös LibreOffice Calc -sovelluksen kanssa ).
LUE LISÄÄ: 10 ilmaista laskutus- ja kirjanpito-ohjelmaa itsenäisille ammatinharjoittajille ja pienyrityksille
Yksinkertaisen laskun tekemiseksi Excelissä vaadittavat tiedot ovat:
Nyt meidän on muutettava joidenkin sarakkeiden ja rivien kokoa, jotta meillä olisi enemmän tilaa kirjoittaa pidempiä tietoja, kuten myyntikohteen kuvauksia. Voit muuttaa rivin tai sarakkeen kokoa napsauttamalla sitä ja vetämällä sitä hiirellä. Oletusarvon mukaan rivien korkeus on 20 pikseliä ja sarakkeiden leveys 64 pikseliä. Optimoidun kokoonpanon saamiseksi voit muuttaa sarakkeiden ja rivien kokoa tällä tavalla:
Rivillä 1 on oltava myyjän nimi ja sana "Lasku". Lisätilan avulla voit suurentaa tämän otsikon fonttikokoa saadaksesi paremman graafisen renderoinnin, joka kiinnittää vastaanottajan huomion. Sarake A sisältää suurimman osan laskun tärkeimmistä (ja pisin) tiedoista: ostaja- ja myyjätiedot, tavaran kuvaus ja maksutapa. Sarake B sisältää päivämäärät. Sarakkeeseen C kirjoitamme laskun numeron, laskun päivämäärän, kunkin luetellun tuotteen yksilöllisen hinnan ja erääntyvän kokonaissumman.
Sarakkeen A riveihin 4, 5, 6 ja 7 syötetään osoite (jaettu kahteen riviin), puhelinnumero, alv-numero ja verokoodi
Kirjoita sarakkeen B riveihin 4 ja 5 " DATA: " ja " INVOICE NO .: " lihavoidulla tekstillä ja kohdista teksti oikealle. Sarakkeen C sarakkeet 4 ja 5 ovat välilyönnit, joihin päivämäärä ja laskun numero lisätään.
Lopuksi lisäämme perustietojen viimeiseen osaan tekstin " Lasku A: " (lihavoitu) sarakkeen A riviin 9 . Rivejä 10, 11, 12 ja 13 voidaan käyttää vastaanottajadatan syöttämiseen.
Liitä sitten rivin 15 sarakkeet A ja B (valitse kaksi solua ja paina sitten yläosassa olevaa Yhdistä- painiketta) kirjoittaaksesi otsikon luetelluille elementeille, jotka voidaan luetella sarakkeessa A riviltä 16-30), ja poistumispäivämäärät (sarake B, rivit 16-30). Kun olet yhdistänyt sarakkeet A ja B rivillä 15, anna solulle reuna molemmilta puolilta (käyttämällä Koti- välilehden Kirjasin- osassa olevaa reunapainiketta), ehkä myös käyttämällä vaaleanharmaata täyttöväriä tai muuta väriä. Tee sama myös solulle C15.
Kirjoita rivin 15 ensimmäiseen soluun KUVAUS ja kohdista teksti keskelle. Kirjoita C15-luokassa hinta PRICE laittamalla molemmat lihavoituna taulukon otsikkoon. Valitsemme tilan sarakkeiden A ja B riviltä 16 - 30 lisätäksesi alareunan. Sarakkeen C solut 16 - 29 voivat sen sijaan olla ympäröity vasemmalla ja oikealla reunalla.
Korosta solu C30, anna sen reunat koko solun ympärille ja värigradientti niin, että se erottuu. Kirjoita vasemmalle (sitten B30) TOTAL ja kohdista oikealle.
Tämä täydentää laskurakennetta ja mahdollisuutta lisätä uusi rivi tuotteiden lukumäärästä riippuen. jonka pitäisi näyttää tältä.
Korosta samalla tavalla solut C16-30 ja valitse " Valuutta " -vaihtoehto muotoillaksesi hinnat euroina.
Jos haluat lisätä kaikki yksittäiset määrät automaattisesti ja saada ne näkymään luomassamme " Yhteensä " -solussa, valitse solu (tässä esimerkissä C31) ja kirjoita seuraava kaava:
= SUM (C16: C29)
Nyt kun hintakentät täytetään, kokonaissolu täytetään summalla automaattisesti .
Jatka, lisää teksti " Maksutapa: " kohtaan A34 tai muita tietoja tarpeen mukaan, esimerkiksi kirjoittamalla laskun maksamiseen hyväksytyt maksutavat tai arvonlisäveropoikkeukset tai muut tärkeät huomautukset.
Hintasarakkeen oikealle puolelle voit lisätä sarakkeen kokonaishinnan laskemiseksi, johon sisältyy arvonlisävero, asettamalla ensimmäiseen sarakkeeseen hinta ilman arvonlisäveroa tai veronalaista . 22%: n arvonlisäveron lisäämiseksi kokonaishinta-sarakkeella on oltava seuraava kaava: = C16 * 1, 22 . Vedä oikeasta alakulmasta alas kokonaisarvoon laajentaaksesi kaavaa muihin soluihin. Voit myös lisätä E-sarakkeen, johon on kirjoitettu arvonlisävero (22%), ja käyttää sitten kaavaa D-sarakkeessa tyypillä: = C16 * E16 + C16 .
Viimeisenä lisäyksenä älä unohda lisätä kiitos tulokseen.
LUE LISÄÄ: Ilmaiset ja täydelliset sähköiset laskuohjelmat
Laskun luominen Excelissä on suhteellisen yksinkertainen tehtävä, sinun on vain valmisteltava taulukko, asetettava joitain sääntöjä, lisättävä vaadittavat tiedot ja sitten, jos haluat tehdä teknisempää työtä, lisätä myös laskenta-automaatiota. On selvää, että on mahdollista käyttää asiantuntijoiden jo laatimia lasumalleja, ladata se ja mukauttaa sitä. Jotkut mallit ovat jo saatavana Excelissä, avaa uuden arkin ja siirry sitten Tiedosto- välilehteen ja etsii laskuja hakukentästä. Muita malleja on saatavana ilmaiseksi laskutusmallien erikoistuneella sivustolla tai muilla Excel-malleilla varustetuilla sivustoilla .
Tässä tapauksessa katsomme kuitenkin vaiheita yksinkertaisen laskun luomiseksi Exceliin tyhjästä (opas toimii myös LibreOffice Calc -sovelluksen kanssa ).
LUE LISÄÄ: 10 ilmaista laskutus- ja kirjanpito-ohjelmaa itsenäisille ammatinharjoittajille ja pienyrityksille
Yksinkertaisen laskun tekemiseksi Excelissä vaadittavat tiedot ovat:
- Myyjän tiedot
- nimi
- Osoite ja postinumero
- Puhelinnumero
- ALV-numero P
- Verolaki
- Ostajatiedot
- nimi
- Osoite ja postinumero
- P ALV
- Verolaki
- Laskun päivämäärä
- Laskun numero
- Kuvaus palvelusta tai tuotteesta
- Tuotteen hinta (yhden tuotteen tai palvelun)
- Erääntyvä kokonaismäärä
- Maksutapa
Valmista laskuarkki Excelillä
Avaa sitten tyhjä Excel-arkki ja poista heti ruudukot, jotta puhdas arkki toimii. Voit tehdä tämän siirtymällä "Sivun asettelu " -välilehdelle ja poista valinta ruudusta "Näytä" -valinnasta.Nyt meidän on muutettava joidenkin sarakkeiden ja rivien kokoa, jotta meillä olisi enemmän tilaa kirjoittaa pidempiä tietoja, kuten myyntikohteen kuvauksia. Voit muuttaa rivin tai sarakkeen kokoa napsauttamalla sitä ja vetämällä sitä hiirellä. Oletusarvon mukaan rivien korkeus on 20 pikseliä ja sarakkeiden leveys 64 pikseliä. Optimoidun kokoonpanon saamiseksi voit muuttaa sarakkeiden ja rivien kokoa tällä tavalla:
- Rivi 1: 45 kuvapistettä
- Sarake A: 385 kuvapistettä
- Sarake B: 175 pikseliä
- Sarake C: 125 pikseliä
Rivillä 1 on oltava myyjän nimi ja sana "Lasku". Lisätilan avulla voit suurentaa tämän otsikon fonttikokoa saadaksesi paremman graafisen renderoinnin, joka kiinnittää vastaanottajan huomion. Sarake A sisältää suurimman osan laskun tärkeimmistä (ja pisin) tiedoista: ostaja- ja myyjätiedot, tavaran kuvaus ja maksutapa. Sarake B sisältää päivämäärät. Sarakkeeseen C kirjoitamme laskun numeron, laskun päivämäärän, kunkin luetellun tuotteen yksilöllisen hinnan ja erääntyvän kokonaissumman.
Laskun alustavat tiedot
Kirjoita sarakkeeseen A-rivi 1 nimi, jossa on suurempi fonttikoko (18 pt voi mennä) ja lihavoi teksti niin, että se on selkeämpi. Kirjoita sarakkeeseen B rivi 1 "Lasku" tehdäksesi välittömästi tämän asiakirjan. kirjasinkokoksi voit laittaa 28pt, ja kirjoitustyylinä voimme tehdä kaiken isoilla kirjaimilla ja ehkä muuttaa väriä harmaalla.Sarakkeen A riveihin 4, 5, 6 ja 7 syötetään osoite (jaettu kahteen riviin), puhelinnumero, alv-numero ja verokoodi
Kirjoita sarakkeen B riveihin 4 ja 5 " DATA: " ja " INVOICE NO .: " lihavoidulla tekstillä ja kohdista teksti oikealle. Sarakkeen C sarakkeet 4 ja 5 ovat välilyönnit, joihin päivämäärä ja laskun numero lisätään.
Lopuksi lisäämme perustietojen viimeiseen osaan tekstin " Lasku A: " (lihavoitu) sarakkeen A riviin 9 . Rivejä 10, 11, 12 ja 13 voidaan käyttää vastaanottajadatan syöttämiseen.
Tuotteen tai palvelun yksityiskohdat
Laskutettujen tuotteiden ja palvelujen lisäämiseksi meidän on lisättävä lisää rivejä arkkiin.Liitä sitten rivin 15 sarakkeet A ja B (valitse kaksi solua ja paina sitten yläosassa olevaa Yhdistä- painiketta) kirjoittaaksesi otsikon luetelluille elementeille, jotka voidaan luetella sarakkeessa A riviltä 16-30), ja poistumispäivämäärät (sarake B, rivit 16-30). Kun olet yhdistänyt sarakkeet A ja B rivillä 15, anna solulle reuna molemmilta puolilta (käyttämällä Koti- välilehden Kirjasin- osassa olevaa reunapainiketta), ehkä myös käyttämällä vaaleanharmaata täyttöväriä tai muuta väriä. Tee sama myös solulle C15.
Kirjoita rivin 15 ensimmäiseen soluun KUVAUS ja kohdista teksti keskelle. Kirjoita C15-luokassa hinta PRICE laittamalla molemmat lihavoituna taulukon otsikkoon. Valitsemme tilan sarakkeiden A ja B riviltä 16 - 30 lisätäksesi alareunan. Sarakkeen C solut 16 - 29 voivat sen sijaan olla ympäröity vasemmalla ja oikealla reunalla.
Korosta solu C30, anna sen reunat koko solun ympärille ja värigradientti niin, että se erottuu. Kirjoita vasemmalle (sitten B30) TOTAL ja kohdista oikealle.
Tämä täydentää laskurakennetta ja mahdollisuutta lisätä uusi rivi tuotteiden lukumäärästä riippuen. jonka pitäisi näyttää tältä.
Säännöt, kaavat ja automatismit
Jos päivämäärät on kirjoitettu sarakkeessa B, rivit 16-29, valitse nämä solut ja paina " Koti " -välilehden Numero- osiossa " Numeromuoto " -ruutua. Valitse sitten päivämäärämuoto numeroina, jotta kyseinen kenttä on aina oikein kirjoitettu päivämäärä.Korosta samalla tavalla solut C16-30 ja valitse " Valuutta " -vaihtoehto muotoillaksesi hinnat euroina.
Jos haluat lisätä kaikki yksittäiset määrät automaattisesti ja saada ne näkymään luomassamme " Yhteensä " -solussa, valitse solu (tässä esimerkissä C31) ja kirjoita seuraava kaava:
= SUM (C16: C29)
Nyt kun hintakentät täytetään, kokonaissolu täytetään summalla automaattisesti .
Jatka, lisää teksti " Maksutapa: " kohtaan A34 tai muita tietoja tarpeen mukaan, esimerkiksi kirjoittamalla laskun maksamiseen hyväksytyt maksutavat tai arvonlisäveropoikkeukset tai muut tärkeät huomautukset.
Hintasarakkeen oikealle puolelle voit lisätä sarakkeen kokonaishinnan laskemiseksi, johon sisältyy arvonlisävero, asettamalla ensimmäiseen sarakkeeseen hinta ilman arvonlisäveroa tai veronalaista . 22%: n arvonlisäveron lisäämiseksi kokonaishinta-sarakkeella on oltava seuraava kaava: = C16 * 1, 22 . Vedä oikeasta alakulmasta alas kokonaisarvoon laajentaaksesi kaavaa muihin soluihin. Voit myös lisätä E-sarakkeen, johon on kirjoitettu arvonlisävero (22%), ja käyttää sitten kaavaa D-sarakkeessa tyypillä: = C16 * E16 + C16 .
Viimeisenä lisäyksenä älä unohda lisätä kiitos tulokseen.
LUE LISÄÄ: Ilmaiset ja täydelliset sähköiset laskuohjelmat
