Kuinka monta kertaa meidän on täytynyt käsin täyttää kirjeitä, tarroja tai kutsuja, joissa on eri tiedot jokaisesta niistä: Periaatteessa meidän on toistettava kirje- tai tarramalli koko arkille (kiinteät tiedot) ja täytettävä jokainen eri syötettävät tiedot (joustava data). Tämä toimenpide voi olla erittäin työläs ja toistuva, mutta onneksi tietojen kirjoittamiseen ja hallintaan käytetyt ohjelmat antavat meille suuren käsin postin yhdistämisen, joka antaa meille mahdollisuuden toistaa joustavaa tietoa kiinteän datan avulla luotuissa malleissa, niin että kaikki liput, kirjeet tai tarrat, joissa on kaikki tarvittavat tiedot, generoidaan yhdessä pudotuksessa. Tässä oppaassa nähdään, miten postien yhdistäminen tehdään Wordissa, Excelissä ja LibreOfficessa, jotta voit valita ajoittain parhaan ohjelman tietokoneellemme.
LUE LISÄÄ: Sähköpostien yhdistäminen Gmailissa lähettää henkilökohtaisia sähköposteja useille yhteyshenkilöille
Kuinka tehdä postien yhdistäminen
Jos meidän on luotava lukuisia tulosteita kiinteällä ja joustavalla datalla, lue vain seuraavat luvut, jotta saavutamme tavoitteen joutumatta kirjoittamaan kaikkia tietoja manuaalisesti nopeuttamalla huomattavasti kirjeiden, lippujen, tarrojen jne. Tulostamista.Kuinka tehdä postien yhdistäminen Wordin ja Excelin kanssa
Postin yhdistämisen luomiseksi aloitamme kirjoittamalla Word-asiakirjamme kiinteän osan: voimme saada apua Office-ohjelman tarjoamien mallien toteuttamiseen, jotta meillä olisi perusta, josta aloittaa.
Kun "kiinteä" osa on valmis, meidän on ilmoitettava yhdistämisvedokset asiakirjassa, eli joustavilla tiedoilla täytettävät osat. Napsauta Kirjeet- valikon yläosassa ja napsauta sitten Käynnistä postin yhdistäminen -> Ohjattu sähköpostien yhdistäminen .
Sivupalkki avautuu asiakirjan oikealle puolelle, missä opastamme postin yhdistämisen luomisessa: valitsemme valmistettavan tulostustyypin ( kirjeet, sähköpostiviestit, kirjekuoret, etiketit tai luettelo ), painamme Seuraava- painiketta, valitsemme Käytä asiakirjaa Nykyinen tai Muuta asiakirjan asettelua (ohjelma luo itse täytettävät kentät), paina uudelleen Seuraava- painiketta ja valitse seuraavassa osiossa Luo uusi luettelo joustavan datan luomiseksi.
Mukavuuksien vuoksi voimme käyttää myös Exceliä, joka on paljon sopivampi tuottamaan tietoja sähköpostien yhdistämiseen; Jätämme Word-asiakirjan hetkeksi keskeytetyksi, avaamme Excelin ja aloitamme postitusten yhdistämiseen käytettävien tietojen lisäämisen eri riveihin ja sarakkeisiin.
Tätä tarkoitusta varten voimme myös luoda yksinkertaisen taulukon, jotta kaikki olisi mahdollisimman siistää ja helpottaa tehtävää kerran Wordissa.
Kun joustavaa tietoa sisältävä Excel-asiakirja on luotu ja laskentataulukko on tallennettu, palataan takaisin Word-asiakirjaan ja siirrytään sivupalkissa tietojen valintaosaan, jotta voimme painaa Selaa- painiketta.
Ikkuna avautuu, jossa meidän on vain valittava aiemmin luotu Excel-dokumentti; sen jälkeen ohjelma kysyy meiltä, haluammeko käyttää tätä taulukkoa vai haluammeko manuaalisesti valita käytettävät tiedot manuaalisesti.
Tällä tavalla luomme sähköpostien yhdistämisen vastaanottajat, jotka ilmestyvät erilliseen ikkunaan.
Ainoa mitä meidän on tehtävä, on tarkistaa tietojen syöttö ja napsauttaa lopuksi OK .
Lopuksi joudumme napsauttamaan Seuraava -painiketta oikealla puolella olevassa palkissa, valitsemalla tietojen luomien tarrojen järjestely (ole varovainen, että ne vastaavat sitä osaa, jonka haluamme täyttää joustavalla datalla!), Paina uudelleen Seuraava, tarkista kirjekuoret yksi kerrallaan., Wordin tuottamat kirjaimet tai tarrat ja tulostavat lopulta viimeiselle näytölle Tulosta- näppäimellä (sen jälkeen kun olet painanut viimeksi Seuraava ).
Jos emme ole tyytyväisiä tulokseen, voimme myös muokata yksittäisiä tarroja, kirjeitä tai kirjekuoria, jotka on luotu käyttämällä yksittäisiä tarroja -painiketta, jotka ovat ohjatun toiminnon viimeisessä näytössä.
Kuinka tehdä postin yhdistäminen LibreOfficessa
Jos meillä ei ole mahdollisuutta käyttää Microsoft Officea tietokoneellamme, voimme aina asentaa ilmaisen LibreOffice-paketin, jonka avulla voimme suorittaa sähköpostien yhdistämisen (kutsutaan tässä sarjatuotantona).Avaamme LibreOffice Calc -ohjelman ja lisäämme kaikki joustavat tiedot, joita käytetään seuraavassa sarjan tulostuksessa, ja huolehdimme niiden tilaamisesta taulukkoon.
Tallenna laskentataulukko ja avaa LibreOffice Writer -ohjelma, aloita kirjoittaminen tai kiinteän mallin luominen käytettäväksi sähköpostin yhdistämisessä, avaa sitten Työkalut- valikko ja napsauta kohtaa Tulosta ohjattu toiminto sarjassa .
Tästä ruudusta voimme valita, aloitetaanko jo avoimesta asiakirjasta vai lähetetäänkö toinen asiakirja tai Internetistä ladattu malli ; Kun olet tehnyt valintasi, painamme Seuraava- painiketta, valitsemme, luodaanko kirje tai sähköpostiviesti, ja painamme uudelleen Seuraava- painiketta löytääksemme itsemme tärkeimmälle näytölle, johon voimme lisätä osoitelohkon.
Napsauta nyt Valitse osoitelista ja napsauta uudessa ikkunassa Lisää, jotta voit lisätä aiemmin Calcilla luodun laskentataulukon (erityisesti tietojen lajittelua varten luodun kääntötaulun).
Kun joustava data on ladattu, valitse datamuoto valitsemalla Muu ja valitse sitten Yhdistä kentät, jotta voit valita mitä tietoja käytetään valitussa muodossa.
Nyt painamme OK, tarkistamme, onko kaikissa luotuissa asiakirjoissa lataamiasi tietoja, sitten painamme uudelleen Seuraava, valitsemme sopivimman tervehdystavan, painamme uudelleen Seuraava ja säädämme asiakirjan tietojen asettelua, jotta voimme esikatsele lopputulosta.
Palaamme Writer-asiakirjaan, joka on tällä kertaa jaettu niin monta asiakirjaa kuin tulostetta on (näemme uuden työkalurivin yläreunassa). Aloita tulostus painamalla Tulosta yhdistelmäasiakirjat -kuvaketta.
johtopäätökset
Postien yhdistämisestä voi olla hyötyä toimistossa, kun joudumme lähettämään yhden asiakirjan useille ihmisille . Itse asiassa meidän on muutettava vain tervehdysviesti, otsikko ja viimeiset tervehdykset jokaisesta. Se voi olla myös erittäin hyödyllinen kotona tekemällä hääkutsuja, erityiskutsuja tai henkilökohtaisia lippuja jokaiselle vieraalle: Seuraavien ohjeiden mukaisesti pystymme tulostamaan yhdistämisen sekä Wordilla että Excelillä (saatavana maksettuina ohjelmina) ja LibreOfficessa (saatavana) ilmainen).Emme osaa tehdä tarroja Wordille "> Kuinka tehdä tarroja Wordilla.
Jos sen sijaan meidän on tehtävä lasku Excelin avulla, pyydämme sinua lukemaan artikkelin Kuinka luoda lasku Excelillä tyhjästä, yksinkertainen ja henkilökohtainen .
Viimeisenä lukemana suosittelemme, että tarkastelet kuinka käyntikorttien tulostaminen Wordilla tai LibreOffice -sovelluksella on todella hyödyllistä, jos tarvitsemme useita käyntikortteja, joissa on kiinteitä tietoja.
