Kuinka käyttää Excel-kaavoja ja funktioita

Microsoft Excel (tai sen avoimen lähdekoodin vastine LibreOffice Calc) on paras tapa suorittaa automaattiset laskelmat. Yrittäessämme olla super synteettinen tässä oppaan artikkelissa, puhutaan sen toiminnoista, ts. Komennoista, joita voit suorittaa Excel-soluissa varmistaaksesi, että ne täytetään automaattisesti muihin soluihin kirjoitettujen tietojen perusteella. Toisin sanoen, luotuasi numerotaulukon tai muita arvoja, on mahdollista valita solu, jonka arvo sen sisällä funktion konfiguroinnin jälkeen täyttää itsensä. Tämä kaava voi olla esimerkiksi muiden solujen arvojen summa, varmistamalla, että tämä summa muuttuu automaattisesti vain muuttamalla tai lisäämällä numeroita taulukkoon, mikä tekee kustakin laskutyypistä erittäin nopeaa, jopa tuhansien tietojen kanssa.
Tässä oppaassa näemme kuinka käyttää tärkeimpiä tiedämistä Excel-kaavoja ja funktioita, sekä tunnetuimpia että erityisimpiä, joita Excelin kanssa työskentelevät käyttävät edelleen päivittäin.
LUE LISÄÄ: Laskelmien tekeminen Excelillä

Kuinka käyttää Excel-toimintoja

Jos haluat käyttää Excelin toimintoja, kirjoita vain funktion nimi ja sitten sitä koskevat solut. Tämä voidaan tehdä käsin valitsemalla solu ja kirjoittamalla sitten toiminto yläreunaan, ABCDEF .. -rivin yläpuolelle. Vaihtoehtoisesti voit myös siirtyä yläosassa olevaan Kaavat-valikkoon ja paina Lisää toiminto -näppäintä niin, että näyttöön tulee ohjattu kaavan luontiruutu, jossa on joitain perus esimerkkejä.
Kaavat kirjoitetaan aina siten, että a = on edessä (esimerkiksi = SUM) ja osoittaa sitten alla, suluissa lisättävät solut, erotettuna puolipisteellä (esimerkiksi = SUM (A3; C2) on arvojen summa solujen A3 ja C2) tai erotettu niiden pisteillä, jos haluat lisätä kaikki solut kahden keskelle (esimerkiksi = SUM (A3; A8) lisää arvot solusta A3 soluun A8.
Nopea tapa luoda toimintoja Excelissä on kirjoittaa kaava soluun (esimerkiksi = SUM), tehdä välilyönti ja valita sitten funktioon sisällytettävät solut yksi kerrallaan tai painamalla otsikon otsikkoa. sarake tai hiiren vetäminen jopa sarakkeen tai solualueen yli, jonka summa on tarkoitus laskea tai mikä tahansa muu laskelma ilmaistaan. Mutta suosittelen, ettet unohda kiinnikkeiden asettamista. Hyväksy kaava painamalla Enter, kun haluat poistua toimintatilasta, paina ESC .

Excel-toiminnot ja kaavat tietää

Otetaan alla, mitkä ovat Excelin käyttäjien eniten käyttämiä toimintoja. Jokaisesta kaavasta nähdään myös, kuinka se kirjoitetaan Excelissä englanniksi (luvut ovat myös englanniksi).

Laskentatoiminnot

• SUM : se on eniten käytetty toiminto Excelissä. Sen käyttö on hyvin yksinkertaista, kirjoita vain sana = SUM soluun ja lisää sitten lisättävien arvojen solualue.
• COUNT : laskeaksesi solujen lukumäärän, käytä kaavaa = COUNT NUMBERS

LUE LISÄÄ: Opas Excel-kaavoihin numeroiden ja solujen laskemiseksi (COUNT ja SUM)

• AVERAGE: AVERAGE-toiminto toimii samalla tavalla, se näyttää numerosarjan keskiarvon ja sitä käytetään kirjoittamalla soluun = AVERAGE . Vedä sitten hiiri solun saraketta pitkin keskiarvojen laskemiseksi. (Opas)
• MAX : MAX-toiminto on hyödyllinen, kun sarakkeessa on pitkä numeroiden luettelo ja sinun on löydettävä suurin arvo. Kirjoita = MAX (soluun), vedä sitten hiirtä pitkin solun saraketta, josta haluat löytää enimmäisarvon. (Opas)
• MIN : MIN-toiminto on kuin MAX, vain sitä käytetään minimiarvon löytämiseen luettelosta. (Opas)
• TUOTE (TUOTE): Tämän toiminnon avulla voit kertoa valittujen solujen numerot, ja se on myös hyvä laskea hinnan määrä prosentuaalisesti (esimerkiksi arvonlisävero tai tehty alennus). Kirjoita sitten = TUOTE, tee välilyönti ja lisää sitten kerrottavat solut tai solualue niiden väliin. (Opas)
• MATR.SOMMA.PRODOTTO (SUMPRODUCT): Tämän toiminnon, jota englanniksi kutsutaan SUMPRODUCT, avulla voit valita useita taulukkoluetteloita (siis useita sarakkeita tietoja) lisäämällä valittujen sarakkeiden summat toisiinsa. (Opas)

Huomaa: Vaihtoehtoinen tapa valita useita elementtejä matemaattisen funktion suorittamiseksi on valita yksittäiset elementit kirjoittamalla funktion alku ja pitämällä sitten CTRL-näppäintä painettuna, voit valita solut, jotka haluat lisätä tai kertoa yksi kerrallaan. Kun olet kirjoittanut sulkeutuvan sulun ) sulkeaksesi toiminnon, paina ENTER saadaksesi tulos näkyviin kyseiseen soluun.

Loogiset SE-toiminnot

Monimutkaisempia kaavoja voidaan luoda lisäämällä ehtoja . Edellytystoiminnot luodaan lisäämällä funktioon .SE (esimerkiksi SUM.SE). Nämä kaavat antavat sinun tehdä laskelmia soluille vain, jos tietyt ehdot täyttyvät . Esimerkiksi, jos sinulla on numerosarake, voit tehdä keskiarvon niistä, jotka ylittävät tietyn rajan AVERAGE-toiminnolla.
Jos haluat käyttää toimintoa, kuten MEDIA.SE, sinun täytyy kirjoittaa seuraavasti: = SUM.ME (C1: C11; "> = 10"), joka tarkoittaa keskimäärin kaikkia soluja, joiden arvo on vähintään 10. Lyhyesti sanottuna, solualue lisätään suluihin, sitten; ja sitten lainausmerkeissä ehto. Edellytysten luomisen helpottamiseksi voit käyttää yläosassa olevat kaavat- valikon toimintojen luomista.
SOMMA.SE ( SUMIF ) (opas) ja MEDIA.SE ( AVERAGEIF ) (opas) lisäksi muita kaavoja, joilla on hyvin yleiset ja helppokäyttöiset olosuhteet, ovat:

• COUNTIF (COUNTIF): Laskee vain solut, jotka täyttävät ehdon. (Opas)
• COUNTIF ( COUNTIFS ): kuten COUNTIF, mutta sitä voidaan käyttää merkkijonotietojen laskemiseen. (Opas)
• MIN.PIÙ.SE (MINIFS): palauttaa vähimmäisarvon olosuhteissa, jotka täyttävät ehdot. (Opas)
• MAX.PIÙ.SE (MAXIFS): muodossa MIN.PIÙ.SE, mutta palauttaa alueen suurimman arvon. (Opas)

Loogiset toiminnot

Jotkut hyödyllisimmistä Excel-toiminnoista ovat loogiset toiminnot, joita käytetään vertailemaan eri soluja tulosten palauttamiseksi vertailutulosten perusteella. Esimerkiksi SE-toiminto tutkii, vastaavatko solut asetettuja vertailuolosuhteita. Jos vertailu on totta, tuloskenttä palauttaa mitä tahansa määritettyä arvoa, jos se on TOSI, muuten se palauttaa arvon FALSE.
Jos haluat käyttää SE-toimintoa, paina sen solun kohtaa, jossa haluat näyttää tuloksen, ja kirjoita = SE ( .
Napsauta sitten vertailuoperaattorin erottamia soluja, joita haluat vertailla. Esimerkiksi A2 . Laita puolipiste ja sen jälkeen arvo, jonka haluat näyttää, jos ehto on totta. Kirjoita esimerkiksi "YES" nähdäksesi sanan YES kirjoitettuna, jos solujen A2 on vähemmän kuin solujen B2.
Kirjoita sitten toinen puolipiste, jota seuraa sana "EI", jonka haluat näyttää, jos arvojen vertailu ei ole totta, ja siksi, jos B2: n arvo on pienempi kuin A2, kirjoitamme EI ja sulje sulu .
Viime kädessä tämän esimerkin kaava on: = SE (C7> C8; "KYLLÄ"; "EI")
Voit sitten täyttää koko sarakkeen viimeiseen riviin suorittaaksesi saman vertailun kaikille riveille.
Edistynyt lähestymistapa SE-toiminnon käyttämiseen on sijoittaa toinen laskelma Tosi tai Väärä-kenttiin. Esimerkiksi, jos A2 , voit laittaa, että jos se on totta, laitat A3-A2: n tuloksen, kun taas jos se on väärä, teet eron A2-A3 (Opas SE).
Muita Excelin loogisia toimintoja ovat operaattorit, kuten:
E (AND): Jos kaikki luettelon solut vastaavat ehtoa, tulos on tosi, muuten väärä ilmestyy. (katso opas)
EI (EI): Tätä toimintoa voidaan käyttää kääntämään tulos toiseen soluun; Totuudesta väärään tai väärästä totta. (katso opas)
O (TAI): Jos jokin soluista täyttää ehdon, tulos on tosi, muuten väärä. (katso opas)
KYTKIN : poimii tietyn määritellyn arvon, jos se näkyy valittujen solujen sisällä (katso opas)
XOR : Jos vain yksi luetelluista soluista on totta, tulos on totta, jos kaikki ovat totta tai kaikki ovat vääriä, tulos on väärä. (katso opas)
Aivan kuten SE-ohjeessa, on mahdollista korvata tosi ja väärät tulokset muilla kaavoilla, mikä tekee logiikkatoiminnoista todella tehokkaan EXcel-työkalun, vaikkakin monimutkainen käytettäväksi erittäin edistyneillä tasoilla.

Tekstitoiminnot

Lopuksi tämä opas Excel-toimintoihin puhutaan tekstitoiminnoista, jotka eivät ole matemaattisia kaavoja tai laskelmia, mutta voivat olla hyödyllisiä sanojen yhdistämisessä toisiinsa tai tuoteluetteloiden lisäämiseen ja niin edelleen. Excel tarjoaa tietyn valikoiman merkkikaavoja, joita voidaan käyttää näissä tilanteissa.
CONCAT- toiminnon avulla voit yhdistää useita tekstimerkkijonoja taulukon eri soluista yhdeksi merkkijonoksi. Tämän toiminnon käyttö on yksinkertainen kirjoittaa ja tehdä vain: = CONCAT ("string1": "string2"; "string3") (katso ohje). Tällaisella toiminnolla on mahdollista yhdistää useita sanoja yhdessä eri soluissa.
Muita Excelissä käytettäviä teksti- ja sanatoimintoja ovat:

• VASEN (VASEN): palauttaa sanan vasemmasta reunasta määritetyn merkkimäärän (katso opas)
• OIKEA (OIKEA): palauttaa merkkien lukumäärän merkkijonon oikealta puolelta. (katso opas)
• STRINGA.ESTRAI, MEDIA.B (MID): Poistaa merkit sanan keskeltä. (katso opas)
• PERUUTA TILAT (TRIM): poistaa välilyönnit merkkijonon alussa tai lopussa. (katso opas)
• TEXT (TEXT): muuntaa arvon mistä tahansa solusta kyseisen arvon sanaversiona. (katso opas)
• PITUUS (LEN): tietää merkkien lukumäärä sanassa tai tekstissä. (katso opas)

Siellä on Excel-toimintoja melkein mihin tahansa laskenta- tai tietojenkäsittelytarkoituksiin, jotka voitte kuvitella, ja vielä enemmän. Mitä enemmän kaavoilla koet, sitä paremmaksi saat Excelistä ja voit hallita myös kaiken tyyppisiä suuria ja täydellisiä laskentataulukoita. Helpoin tapa kokeilla toimintoja on käyttää kaavoja-valikkoa, paina Lisää-toimintoa ja muuttaa ponnahdusikkunassa luokkaa nähdäksesi kaikki käytettävissä olevat ja käytettävät toiminnot. Kaavan luontityökalu selittää askel askeleelta kuinka valita eri kriteerit, olosuhteet ja solut, mikä tekee edes työstä, joka viime aikoihin asti oli vain asiantuntijoille yksinkertaista.
LUE LISÄÄ: Excel tempppaa tulla asiantuntijoiksi laskelmissa ja tietojen esittämisessä