Toimistossa tai työssä meillä on monta kertaa kaksi asiakirjaa, joilla on sama otsikko ja sama koko, pystymättä erottamaan toisistaan tehokkaasti. Ennen katastrofien tekemistä ja väärän asiakirjan lähettämistä tai jakamista voimme käyttää yhtä alla kuvatuista tavoista verrata Word- ja PDF-tekstejä ja -asiakirjoja erojen näkemiseksi ja yhdistämiseksi, jotta samasta tiedostosta ei tule liian monta eri versiota ja saadaan lopullinen asiakirja kaikkien jo tehtyjen muutosten kanssa. Siksi tässä oppaassa näytämme, kuinka verrata kahta samanlaista Word- tai PDF-asiakirjaa käyttämällä sekä Microsoft Officen että Adobe Readerin tarjoamia työkaluja sekä ohjelmia ja sivustoja, joiden avulla voit suorittaa tämän tarkistuksen täysin automaattisesti, joutumatta maksamaan euroa.
Kuinka verrata Word-asiakirjoja
Jos meillä on kaksi identtistä Word-tiedostoa ja haluamme ehdottomasti löytää eroja tekstissä, avaa vain ensimmäinen asiakirja Wordilla, paina sitten Review- valikkoa ylös ja paina lopuksi Vertaa- painiketta.
Painamalla avattavan valikon Vertaile-painiketta avautuu uusi ikkuna, johon meidän on ladattava toinen vertailtava asiakirja. Jotta vertailu toimisi, kahdella tiedostolla on oltava sama tai samanlainen nimi tarpeeksi vertailun käynnistämiseksi. Lähetyksen lopussa uusi osa, joka on jaettu neljään osaan, tulee näkyviin, jossa näemme muutokset vasemmassa osassa (Revisions-sarake), alkuperäisen tekstin keskellä ja saman eri versiot oikeassa osassa. Lisäämällä tai muokkaamalla versioita pystymme koottamaan kaiken yhdeksi asiakirjaksi, joka on valmis tulostettavaksi tai tallennettavaksi uuteen sijaintiin.
Jos toisaalta haluamme integroida versiot suoraan alkuperäiseen asiakirjaamme, painamme Revisioita, sitten Vertaa ja sitten Yhdistä : pystymme lähettämään alkuperäisen asiakirjan ja yhteistyökumppaneidemme muokkaamia asiakirjoja, jotta voimme yhdistää kaikki muutokset yhdeksi asiakirjaksi lopullinen.
Pienten asiakirjojen tarkistamiseen voimme käyttää myös Näytä- valikossa olevaa laatta- toimintoa.
Uusi ikkuna ja jako- painikkeilla voit jakaa Word-ikkunan uuden asiakirjan lataamiseksi, jotta avataan myös Laakeri, Jatkuva vieritys ja Palauta ikkunan sijainti -painikkeet. Ilmeisesti näiden toimintojen avulla vertailu tulee olemaan kaikki manuaalinen, joudumme lukemaan huolellisesti molemmat asiakirjat erojen löytämiseksi heti.
Jos meillä ei ole Microsoft Wordia asennettuna tietokoneeseemme, voimme luottaa ilmaiseen LibreOffice-ohjelmistopakettiin. Kun tietokoneellemme on ladattu tiedosto, avaa LibreOffice Writer -ohjelma (ilmainen Word), avaamme ensimmäisen asiakirjan, paina sitten ylös Muokkaa- valikossa, sitten Revisiot ja lopuksi Vertaa asiakirjaa .
Tällä tavalla voimme verrata kaikkia ohjelman havaitsemia versioita ja yhdistää tai muuttaa tarvittaessa, jotta voimme luoda lopullisen asiakirjan.
Kuinka vertailla PDF-dokumentteja
Jos meidän on verrattava kahta identtistä PDF-dokumenttia, Adobe Acrobat Reader tarjoaa omistetun mutta maksetun työkalun; Jos emme halua käyttää rahaa, voimme luottaa PDF24 Tools -sovelluksen online-sovellukseen, jonka avulla voit ladata kaksi PDF-tiedostoa ja vertailla niitä.
Ainoa mitä meidän on tehtävä, on paina Valitse tiedosto ensimmäisen osion osassa, lataa alkuperäinen PDF, paina Valitse tiedosto toisessa tiedostossa -osaa ja lataa muokattu tai muutettu PDF. Sivusto lukee molemmat ja näyttää meille kahden tiedoston erot, jotta voimme päättää, mitä säilyttää ja mitä korjata tarvittaessa. Työn lopussa voimme valita yhdistetäänkö tiedostot vai luodaanko uusi ilmainen PDF-tiedosto kaikilla hyväksytyillä muutoksilla, jotta voimme hankkia yhden tulostettavan PDF-dokumentin tai jakaa sen kollegojen kanssa.
Paikallisten tiedostojen lisäksi sivustolla voit myös ladata pilveen tallennettuja asiakirjoja, erityisesti Dropboxissa tai Google Drivessa olevia tiedostoja.
Vaihtoehtoisesti voimme käyttää Daftable Online -verkkosovellusta.
Myös tässä tapauksessa meidän tarvitsee vain ladata kaksi tiedostoa kahteen tarjottuun ruutuun painamalla vastaavia Valitse tiedosto -painikkeita ja painamalla sitten Vertaa- painiketta alareunassa. Sivusto lähettää PDF-tiedostomme ja aloittaa vertailun, osoittaen heti erot ja antamalla meille mahdollisuuden muokata tai yhdistää niitä, joita katsomme aiheellisiksi lisätä tai poistaa alkuperäisessä asiakirjassamme.
Sivusto on erittäin käytännöllinen, se tukee myös Word-dokumentteja (joten voimme käyttää sitä ilmaisena vaihtoehtona Officelle), mutta tällä hetkellä sillä on rajoitus: emme voi ladata yli 10 Mt: n asiakirjoja ja yli 300 sivua, joten säädä paremmin vastaavasti jos meillä on niin suuria tiedostoja.
johtopäätökset
Word- ja PDF-tiedostojen vertailu on kaiken kaikkiaan erittäin helppoa, huolimatta palkallisten työkalujen olemassaolosta (Microsoft Office ja Adobe Acrobat Reader -laajennus), voimme verrata Word- ja PDF-tekstejä ja -asiakirjoja erojen havaitsemiseksi ja yhdistää ne LibreOffice -sovellukseen ja joidenkin online-sivustojen kanssa, jotka tarjoavat kelvollisia työkaluja, jotka ovat kaikkien saatavilla ja helppokäyttöisiä edes käyttäjille, jotka eivät ole kovin perehtyneet tietokoneisiin ja tekniikkaan yleensä.Vielä vertailujen aiheesta voimme jatkaa oppaamme lukemista siitä, kuinka löytää kopioitavia tiedostoja tietokoneeltasi ja kuinka löytää eroja kuvien välillä .
Jos sen sijaan halusimme verrata kahta näennäisesti samanlaista Excel-taulukkoa, voimme lukea täydellisen artikkelimme kahden Excel-taulukon vertailusta .
Emme tiedä käyttääkö Officea vai LibreOfficea liiketoimintaamme "> Parempia LibreOffice-ominaisuuksia verrattuna Microsoft Officeen.
