Ne, jotka käyttävät Microsoft Outlookia sähköpostiohjelmana, voivat järjestää sähköpostiviestit eri kansioihin postityypin, lähettäjän tai päivämäärän mukaan. Kun vastaanotetaan useita sähköpostiviestejä, on tärkeää järjestää ne eri kansioihin, mutta on yhtä tärkeää, että tämä jakelu on automaattista, joten tiedät aina, mistä luokasta etsit tietyn tyyppisiä viestejä.
Web.mail-palveluissa, kuten Google Mail, Yahoo Mail, Hotmail ja muut, on mahdollista luoda automaattisia suodattimia sähköpostille tiettyjen sääntöjen mukaisesti.
Myös Microsoft Outlook -ohjelmassa on mahdollista luoda suodattimia ja sääntöjä saapuvien sähköpostiviestien organisoimiseksi tietyissä kansioissa .
Kuvattu prosessi koskee kaikenlaisia sähköpostisääntöjä Outlookissa.
Jos esimerkiksi tilaat uutiskirjeen saadaksesi Navigaweb-artikkeleita sähköpostitse (oikealla olevasta rekisteröintilomakkeesta), saatat haluta, että " pom-heyweb " -sähköpostit luetteloidaan tiettyyn kansioon, nimeltään " tietokoneuutisia ".
1) Siirry Työkalut- välilehteen ja valitse Säännöt ja varoitukset .
2) Paina sähköpostisäännöt- osiossa uutta sääntöpainiketta (tai Muuta sääntöä, jos muokkaat olemassa olevaa).
3) Valitse Järjestä- osiossa perusvaatimus (tässä tapauksessa se voi olla, siirrä viestit tietyltä käyttäjältä kansioon ).
4) Ikkunan alaosassa on kohta " Vaihe 2 ", jossa on lause Käytä sääntöä kun ... lähettämä viesti saapuu .
Tässä lauseessa sinun on napsautettava sinisellä kirjoitettuja linkkejä ja muutettava vaihtoehtoja tarpeidesi mukaan.
Napsauta sitten " käyttäjät " ja ilmoita suodattimina käytettävät sähköpostiosoitteet (esimerkissämme navigaweb.net-osoite, jolla artikkelit vastaanotetaan).
Luettelossa näkyvät vain osoitekirjaan lisätyt ihmiset, joten sinun on varmistettava, että olet lisännyt sähköpostiosoitteen yhteystietoihin, ennen kuin valitset sen.
Napsauta sitten " siirrä viesti valittuun kansioon " ja valitse kansio, josta löydät automaattisesti suodatetut sähköpostit.
Tässä tapauksessa voit luoda uuden kansion valintaikkunasta.
5) Napsauta Seuraava ja valinnaisesti tarkenna sääntöä lisäämällä muita parametreja.
Sisältää esimerkiksi vain viestejä, joissa on tiettyjä sanoja.
6) Seuraava ja ilmoita mahdolliset poikkeukset säännöstä.
7) Anna nimi automatisoidulle suodattimelle ja napsauta Valmis .
Ensin voi kuitenkin olla kätevää laittaa risti vaihtoehdolle, joka koskee jo läsnä olevia viestejä ja aktiivista sääntöä .
Tämä varmistaa, että uudet ja aiemmat viestit, jotka täyttävät sääntö, siirretään vastaavaan kansioon .
Jos haluat lyhentää prosessia, jos et tarvitse tarkempia sääntöjä, voit tehdä saman nopeammin napsauttamalla viestiä postilaatikossa ja valitsemalla Luo sääntö .
Tämän avulla on paljon helpompaa valita ehdot ja määrittää suodatin, joka siirtää viestit automaattisesti tiettyihin Outlook-kansioihin.
