Sähköpostin kanssa työskentelevillä voi olla tarve estää useille ihmisille lähetetyn sähköpostin vastaanottajilla mahdollisuus välittää tai vastata kaikkiin, ts. He eivät voi välittää viestiä muille tai vastata kaikille ne kopioitiin. Tämä toiminto on olemassa vain Microsoft Outlook, 2003, 2007 ja 2010 -sähköpostiohjelmissa.
Lähetettyjen sähköpostien suojaus estää viestin vastaanottajaa kopioimasta, tulostamasta tai edelleenlähettämästä tätä sähköpostia.
Syyt tämän asetuksen käyttämiseen voivat liittyä viestissä olevien tietojen luottamuksellisuuteen tai halukkuuteen estää henkilöä vastaamasta ryhmäsähköpostiin.
Kaikkien tilojen vastaamisen estämiseksi on kaksi tilaa, joista toisessa on manuaalinen kokoonpano, toisessa ohjelmalisäke.
Suojaus ei ole ehdoton, se voi toimia vain pelotteena, koska jos suojattu posti avattaisiin muiden sähköpostiohjelmien kanssa kuin Microsoft Outlook, suojaus olisi tehoton.
Organisaatioissa ja toimistoissa, joissa postia voidaan lukea vain Outlookin avulla, tätä suojausta on vaikeampaa ohittaa.
Manuaalinen menetelmä "Vastaa kaikille" ja "Välitä" -sovelluksen poistamiseen käytöstä kuvataan vaihe vaiheelta Microsoft Outlook -ohje-sivulla .
Suojausmoduulin luominen on hyvin yksinkertaista, ja se voidaan tehdä kerralla ja mahdollisuudella asettaa estäminen sähköpostin mukaan.
Halutessasi voit sen sijaan käyttää Exchange- ja Outlook- laajennusta (vain 2007 ja 2010), joka poistaa vastauksen kaikille ja lähetetyn sähköpostin edelleenlähetyksen.
NoReplyAll- liitännäinen (ilmainen) voidaan ladata ja asentaa tietokoneeseen, jota käytetään sähköpostiviestien lähettämiseen.
Avaamalla Outlook uudelleen ja kirjoittamalla uuden viestin tämän laajennuksen asentamisen jälkeen, ylävalikossa pitäisi nähdä kaksi uutta painiketta, joilla voit estää edelleenlähetystoiminnot muille.
Yrittäessäsi lähettää kyseinen sähköposti itsellesi, suojattu Vastaa kaikille, huomaat, että avaamalla uudelleen vastaanotetun viestin painikkeet viestin edelleenlähettämiseksi ja vastaamiseksi vastaanottajille, jotka kopioivat sähköpostiin, poistetaan käytöstä.
Vastaus lähettäjälle on selvästi mahdollista.
Jos käyttäjä yrittää välittää tai vastata kaikille Outlookin pikavalikosta (jota ei ole poistettu käytöstä), varoitus avautuu, että toiminto ei ole käytettävissä.
Jos sähköpostin vastaanottaja ei käytä Microsoft Exchangea tai Outlookia ja yrittää vastata kaikille, vaikka sitä ei olisi poistettu käytöstä, muita vastaanottajia ei kopioida automaattisesti, jotka on valittava tarvittaessa manuaalisesti.
Lisäominaisuutena tämän liitännäisen kokoonpanovalikosta ( Työkalut -> Asetukset ) on mahdollista luetella joitain keskeisiä termejä varoitusten vastaanottamiseksi, kun lähetetään viesti ilman liitetiedostoa.
Tehokkaampi tapa suojata Outlookin välityksellä lähetettyjen sähköpostien luottamuksellisuus on BCCThis-laajennus, jonka avulla voit lähettää sähköpostiin liitettyjä yksityisiä CCN-viestejä, jotka näkyvät vain joillekin.
