Microsoft Outlook on maailman eniten käytetty ja tunnetuin ohjelma tietokoneen sähköpostien hallintaan, vaikka se olisi Office-sarjaan sisältyvä ohjelma. Outlook on elintärkeä monissa organisaatioissa paitsi sen ilmeisissä sähköpostinhallintaominaisuuksissa, myös kalenterin, tehtäviensä ja osoitekirjan toimintojensa kannalta.
Yrityksille mukavuus on yhdistää Outlook Exchange-palvelimeen, jotta jokainen voi jakaa saman osoitekirjan ja kalenterit, jolloin siitä tulee erinomainen työkalu yhteistyöhön yritystasolla.
Kotikäyttöön Outlookia käytetään pääasiassa sähköpostien lataamiseen tietokoneellesi ja tallentamiseen Internetin ulkopuolella, mutta vaikka suurin osa ihmisistä ei varmasti käytä Exchange-palvelinta kotonaan eikä luultavasti edes tiedä mitä se on. Ominaisuudet, Outlook-toiminnot tekevät siitä tehokkaan toiminnanhallintatyökalun myös henkilökohtaiseen ja ei-ammattimaiseen käyttöön, sähköpostien lukemiseen, tapaamisten seuraamiseen, osoitekirjojen järjestämiseen ja paljon muuta.
Tässä oppaassa teemme tiiviin ja keskitetyn kurssin siitä, kuinka Microsoft Outlookia (ottaen käyttöön viimeisin versio, Outlook 2013 ) käytetään sen päätoimintojen oppimiseen ja määrittämiseen kunkin sähköpostitilin kanssa .
Jokaisella, jolla on Microsoft Office -ohjelmia (Word, Excel, Powerpoint jne.), On myös tietokoneella Outlook ja voi avata sen ensimmäistä käyttöä varten.
Koska olet Office-sarjan tuote, löydät tutun käyttöliittymän, joka on vähän samanlainen kuin Wordin, vaikka se palvelisi aivan eri asiaa.
Outlookin oletusnäkymä on Saapuneet, yläosassa on nauhanauha, piilotettu ruudun tilan säästämiseksi.
Jos haluat nähdä ja piilottaa nauhan nopeasti, paina CTRL - F1- näppäimiä.
Voit lukita palkin painamalla peukaloa, joka korjaa sen eikä piilota sitä enää.
Nauhanauhan avulla on helppo löytää painikkeet toimintojen aktivoimiseksi ja ohjelmatyökalujen käyttämiseksi.
Koti-välilehdessä on erilaisia painikkeita riippuen tilasta ja näytöstä, jossa olet.
Päänäytössä on vaihtoehtoja sähköpostille.
Outlookin vasemmassa reunassa on kansioita, ja paneelin alareunassa ovat Outlook-tilat: Saapuneet, Kalenteri, Ihmiset, Tehtävät ja niin edelleen.
Napsauttamalla navigointipaneelin yläosassa olevaa nuolta, se laajenee ruudussa nähdäksesi sähköpostitilin kansiorakenteen.
Napsauta kolmea pistettä päästäksesi muihin Outlook-tiloihin: Outlook-muistiinpanot, kansiot ja pikakuvakkeet.
"Navigointivaihtoehdoista" voit muuttaa järjestystä, jossa eri elementit näkyvät, ja poistaa käytöstä kompakti navigoinnin, jos käytät suurta näyttöä.
Lähetä / vastaanota- välilehti koskee erityisesti postilaatikon toimintoja, mutta se esiintyy myös muissa tiloissa (kalenteri, tehtävät jne.), Vaikka niillä ei olisi samoja toimintoja.
Käytetyn postiprotokollan tyypistä (IMAP tai POP) riippuen, sinulla voi olla mahdollisuus ladata vain viestien otsikot, merkitä tai poistaa valinnat ladattavista viesteistä ja muut toiminnot (jotka ovat saatavana vain IMAP-protokolla, aina suositeltava)
Kansio-välilehti antaa sinun hallita sähköpostitilisi kansioita, luoda uusia, valita sääntöjä vanhojen sähköpostien ja muiden ominaisuuksien automaattista arkistointia varten.
Kalenteritilassa ei ole kansioita, joten tästä valikosta kalentereita voidaan kopioida tai siirtää.
Kansioiden rakenne on välttämätön postin hallitsemiseksi ja sen pitämiseksi siistinä, jotta et menettäisi tärkeitä viestejä ja löytäisit postia helpommin.
Toisessa artikkelissa näimme kuinka luoda sääntöjä ja sähköpostisuodattimia Microsoft Outlookiin sähköpostien järjestämiseksi kansioihin .
Näyttöasetukset sisältävät tärkeät toiminnot piilottaa tai näyttää joitain tietoja ja Outlook-käyttöliittymän elementtejä, joista on myös muistutuksia .
Kalenteritilassa on mahdollista muuttaa tapaa, jolla näet päivät, kuukausittain, viikoittain tai päivittäin ja väreillä.
Nauhanauhan vaihtoehdot, kuten edellä mainittiin, muuttuvat sijaintisi mukaan.
Jos kirjoitat uutta sähköpostia, löydät kaikki painikkeet tekstin alustamiseen, liitteiden, kuvien, tarrojen lisäämiseen jne.
Lisää- välilehti on läsnä kaikissa Outlook-osioissa ja sen avulla voit muuttaa viestien, toimintojen ja kalenteritapahtumien sisältöä.
Sähköpostiviestien kohdalla on painike vaihtoehdoista, joissa löytyy teema, värit, fontit ja tehosteet, CCN (piilotettu kopio, jota käytetään sähköpostien vastaanottajien piilottamiseen) ja pyyntö vahvistaa sähköpostin lukeminen.
Versio-välilehti sisältää automaattiset oikeinkirjoituksen ja kieliopin korjaustoiminnot, jotka ovat hyödyllisiä virheiden tekemisessä sähköpostien kirjoittamisessa.
Voit myös kääntää lähetetyt viestit muille kielille.
Siirrytään nyt automaattisen tai manuaalisen sähköpostitilin luomiseen
Kun käynnistät Outlookin ensimmäistä kertaa, sinua pyydetään perustamaan tili, jonka voit myös ohittaa aluksi ja lisätä myöhemmin.
Itse asiassa voit käyttää Outlookia ilman tiliä kalenteri-, tehtävä- ja muistiinpanotiloissa.
Koska se on kuitenkin ensisijaisesti sähköpostien hallintaan suunniteltu ohjelma, on syytä lisätä tili heti kokeilemalla automaattista määritystä, jossa sinun on annettava vain käyttäjänimi ja salasana, joita käytät postilaatikkoosi.
Jos automaattinen määritys ei toimi (se toimii varmasti Hotmail- ja Outlook.com-osoitteissa, mutta sen ei sanota toimivan muiden toimittajien kanssa), sinun on jatkettava manuaalista määritystä .
Jos haluat lisätä tilin Outlookiin, sinun on siirryttävä nauhan Tiedosto- välilehteen ja noudatettava manuaalista asetusta.
Manuaalisessa määrityksessä ensimmäinen vaihtoehto on käyttää POP- tai IMAP-tiliä (tai Exchange-tiliä, jos määrität Outlookin toimistossa)
Olemme jo nähneet toisessa artikkelissa IMAP: n ja POP: n erot, jotka synteettisesti ovat:
- POP tai Post Office Protocol on vanhin protokolla, jota käytetään sähköpostien lataamiseen tietokoneeseen.
- IMAP: n avulla voit sen sijaan kopioida verkkopostin kansiorakenteen ja synkronoida viestit poistamatta niitä katoamasta postipalvelimesta. Vaihtoehtoja voidaan ladata vain viestien otsikot täyttämättä tietokonetta tuhansilla sähköposteilla ja liitteillä.
Jos mahdollista, valitse aina IMAP.
Voit viitata oppaaseen, jolla voit lisätä Yahoo Mail -tilin Outlookiin muuttamalla parametreja postipalveluntarjoajasi mukaan.
Toisessa artikkelissa selitin myös askel askeleelta, kuinka Microsoft Outlook määritetään GMailin kanssa vastaanottamaan ja lähettämään sähköpostia tietokoneelta.
Outlookissa voit lisätä ja hallita niin monta sähköpostitiliä kuin haluat.
Jos käytät useita sähköpostitilejä, kuten yksi henkilökohtainen ja yksi työhön, Outlook-kaltainen sähköpostiohjelma voi todella tehdä eron ja antaa sinun yhdistää kalenterimerkinnät ja toiminnot elämäsi hallitsemiseksi tavalla täydellinen.
Kun olet lisännyt kaksi tiliä, voit valita määritettävän tilin Tiedosto- välilehden Tilitiedot-sivun yläosassa olevasta avattavasta valitsimesta.
" Tiliasetuksista " voit luoda uuden tilin, korjata jo lisätyn tilin, poistaa ne, asettaa suosikki ja muuttaa muita asetuksia.
Osoitekirjan hallinta ja yhteystietojen lisääminen Outlookissa
Voit hallita osoitekirjan yhteystietoja avaamalla Koti-välilehden Ihmis-tilan ja lisääksesi osoitteet ja muut tiedot päärajapinnasta.
On kuitenkin melko varmasti välttämätöntä tuoda osoitekirja Googlelta, Yahoolta tai muulta käyttämältään tililtä.
Tämän jälkeen sinun on vietävä yhteystiedot kyseisestä osoitekirjasta ja tuotava ne sitten Outlookiin.
Normaalisti tämä olisi helppo tehtävä, jos sitä ei käytettäisi jokaisella tilillä omilla muodoillaan ja siitä voisi tulla komplikaatioita.
Helpoin tapa on synkronoida osoitekirjasi Gmailin ja Outlookin välillä ja tuoda yhteystiedot.
Muussa tapauksessa sinun on käytettävä vCard-kortteja, kuten vCard-tiedostojen tuomista Windows-yhteystietoihin ja Microsoft Outlookiin koskevassa oppaassa selitetään.
Tutkimaan muissa artikkeleissa havaittuja Microsoft Outlookin edistyneempiä ominaisuuksia :
- Jos sinulla on useita tietokoneita, joista voi etsiä sähköpostia, mutta et voi käyttää Exchange-palvelinta, olemme toisessa artikkelissa nähneet kuinka synkronoida Microsoft Outlook useilla tietokoneilla .
- Poista käytöstä vastaaminen kaikille ja edelleenlähetys sähköpostiin Outlookin kanssa lähetetyille viesteille
- Viivästytä sähköpostia ajoitetulle lähettämiselle
- Kuinka viivästyttää sähköpostia ajoitetulle lähettämiselle
Viimeinkin, jos sinulla ei ole Outlookia ja etsit samanlaista ilmaista ohjelmaa, voit tarkastella luetteloa parhaista vaihtoehtoisista sähköpostiohjelmista Microsoft Outlookille lukeaksesi sähköpostia tietokoneeltasi
