Google Drive -alusta on hyödyllinen paitsi valokuvien ja videoiden tallentamiselle verkossa (kuten minkä tahansa muun pilvipalvelun), mutta siitä voi tulla todellinen kokonainen toimistopaketti, joka toimii verkossa, offline-tilassa ja yhteistyössä. Tähän lisätään, että kaikkea tarjotaan ilmaiseksi, joten siitä on käytännöllinen ratkaisu niille, jotka eivät halua maksaa rahaa, hyödyntääkseen Microsoftin alustaa, joka on Office 365. Hyödynnämme tässä oppaassa asiantuntijoiden temppuja Google Driven ja Google Docsin parempaan käyttöön. heidän piilevimmissä ja vähiten käytetyissä toiminnoissa. Alusta ei ehkä vielä ole Microsoft Office -sovelluksen täysi korvaava, mutta se on parantunut niin paljon, että sitä voidaan käyttää tuotantoalalla ilman erityisiä uhrauksia. Opas jaetaan kahteen osaan: yhdessä keräämme kaikki Google Driven vinkit ja toisessa asiantuntijoiden vinkit Google Docs -sovelluksen käyttämiseen .
Artikkelihakemisto
- Huijauksia Google Drivelle
- Google-dokumenttien huijaukset
- johtopäätökset
Huijauksia Google Drivelle
Tässä oppaan osassa näytämme sinulle hyödyllisimmät vinkit Google Drive -pilvialustan käyttämiseksi todellisena ammattilaisena, joka keskittyy tiedostojen jakamiseen, tiedostojen julkaisemiseen ja muihin alustan yhteistyöhön liittyviin näkökohtiin.Jaa tiedosto tai kansio
Kun tiedosto tai kansio on ladattu pilveen, voimme jakaa sen ystävien ja kollegoidemme kanssa. Jos haluat jakaa Google Drivessa, avaa vain henkilökohtainen pilvisivu, napsauta tiedostoa tai kansiota hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Jaa . Kirjoita avautuvassa ikkunassa kollegoidemme ja ystävämme sähköpostiosoitteet, jotta he voivat käyttää tiedostoa lukea, muokata tai ladata sitä (tarjoamiemme käyttöoikeuksien perusteella).
Hae tiedostotyypeittäin
Avaamalla Google Driven, sivuston päärajapinnassa, napsautamme yläreunassa olevan hakukentän sisällä olevaa nuolenpäätä, jotta hausta tulee erityinen, jotta voidaan valita näytetäänkö vain tietyn tyyppiset tiedostot, niiden käyttöoikeudet ja heidän online-näkyvyyden.Lajittele tiedostot
Google Drive -verkkosivun oikealta puolelta löydät painikkeen, jolla voit muuttaa tiedostojen näyttöä, jotta voit tilata ne viimeisimmästä tai raskaimmasta tai viimeksi muokatusta käyttämällä tiettyjä sarakkeita (tiedostojen yläpuolella).Tilaamalla tiettyjä tiedostoja, käytämme myös käyttöliittymän vasemmalla puolella olevia valikkoja: Oma asema, Tietokone, Jaettu minulle, Viimeisimmät, Tarjoukset ja Roskakori (josta löydät poistetut tiedostot).
Useita esikatseluja
Avaamatta jokaista tiedostoa voimme esikatsella useita tiedostoja samanaikaisesti painamalla vain tiedoston tai kansion oikeaa painiketta ja käyttämällä Esikatselu- painiketta (silmäsymboli). Käyttämällä kohdistinnäppäimiä tai sivuilla olevia nuolia, voimme siis navigoida sisältöä tarvitsematta avata tai ladata sitä.Lisää Google Drive tietokoneesi työpöydälle
Jos käytämme paljon Google Drivea, voimme varmistaa, että verkossa luodut tai tallennetut tiedostot ovat myös saatavana PC: llä synkronoidulla tavalla. Google Drive -asiakas voidaan ladata viralliselta sivulta huolellisesti valitsemalla Varmuuskopiointi ja synkronoinnin asennusohjelma.Google Drive -työpöytäsovelluksen avulla voit myös käyttää alustaa online-varmuuskopiopalveluna paikallisille tiedostoille.
Voit valita synkronoitavat kansiot, kun asiakirjatiedostot näytetään Web-linkkinä, kunhan et halua muuttaa niitä Office-asiakirjoiksi.
Liitteiden hallinta
Driven avulla voimme hallita Gmail-liitteitä tallentaaksesi ne suoraan pilveen ilman, että tarvitset ladata niitä käytettävälle tietokoneelle. Tämä on erittäin hyödyllistä, jos pääsemme väliaikaisesti yritystietokoneisiin tai julkisiin tietokoneisiin emmekä halua jättää tärkeitä liitteitä. Palattuaan kotiin löydämme sähköpostin liitetiedoston Google Driven sisällä, sekä älypuhelimella että tietokoneella.Google Drive -sovellukset
Google Drive ei vain mahdollista lähettää tiedostoja tietokoneeltasi, vaan voit myös luoda uusia tyhjästä. Kuten mainittiin, voit luoda dokumentteja Google Docs -sovelluksilla tai jopa muilla ulkoisilla sovelluksilla, jotka integroituvat Google Driveen. Voit esimerkiksi luoda HTML-kooditiedoston, videon, piirustuksen, tavallisen tekstiarkin, faksin tai mitä haluat. Monet näistä sovelluksista ovat saatavana Chrome Web Storesta tai ne voidaan lisätä painamalla pääliittymän oikealla puolella olevaa asetuspainiketta.Toisessa artikkelissa näimme parhaat Google Drive -sovellukset, jotka on muistettava ja jotka toimivat vain Chromella selaimena.
Google-dokumenttien huijaukset
Tässä oppaan osassa esitetään sen sijaan temppuja Google-dokumenttien ominaisuuksien parempaan käyttöön Drive-alustalla. Monet esitetyistä komennoista voidaan käyttää myös Drivessa, koska lopulta ne ovat osa samaa alustaa (itse asiassa Docs on Drive-laajennus, jolla hallitaan toimistoasiakirjoja pilvessä).Google Docs offline-tilassa
Kuten jo aiemmin on kirjoitettu, voit käyttää Google Docs -sovelluksia jopa ilman internetyhteyttä asentamalla ne Chrome-sovelluksiksi tietokoneeseemme, jotta voimme korvata Microsoft Office ilmaiseksi DOC-, XLS- ja PTT-tiedostojen hallinnassa.Lue ohjeet Google Drive Offline -oppaasta avataksesi asiakirjat ilman Internetiä .
Skannaa asiakirjat matkapuhelimelta
Google Drive -sovelluksen avulla voit muuntaa paperiasiakirjat digitaalisiksi asiakirjoiksi erityisen OCR-toiminnon avulla. Aktivoi se vain painamalla + -painiketta ja valitsemalla luoda uusi asiakirja valokuvasta .Jos haluat tutkia tätä aihetta tarkemmin, suosittelemme, että luet oppaan skannaamaan asiakirjat muuntamalla ne PDF-tiedostoiksi matkapuhelimesi kameran avulla .
Laulu kirjoittaminen
Jos aiomme kirjoittaa asiakirjan sanamalla sanoja äänellä, voimme käyttää äänikirjoitustoimintoa napsauttamalla Työkalujen yläosaa ja sitten Äänikirjoittaminen .
On selvää, että toimiminen edellyttää mikrofonin läsnäoloa (verkkokameraan sisältyvä on hieno, mutta joudumme sijoittamaan itsemme kameran lähelle).
Kirjoita käsin
Kuten Gmailissa, Google Drive voidaan kirjoittaa myös käsin hiirellä, asentamalla tietty laajennus Google Chromeen.Tämä ominaisuus voi olla hyödyllinen asiakirjojen allekirjoittamisessa tarvitsematta tulostaa ja skannata niitä joka kerta, mutta se vaatii hiukan manuaalisia taitoja (allekirjoittaminen ei ole helppoa yksinkertaisesti siirtämällä hiirtä).
Käytä tekstintunnistustoimintoa
Google Driven avulla voit käyttää optista merkintunnistusta (OCR) analysoidaksesi PDF-tiedostojen ja kuvien tekstiä muuntamaan ne muokattavaksi vakioasiakirjaksi.Tällä tavalla voit esimerkiksi skannata kirjan ja kopioida sen sitten asiakirjaan, jota voit muokata.
Lisätietoja tästä toiminnosta on oppaassamme, kuinka voit poimia tekstiä PDF-tiedostosta tai kuvasta Google-dokumenteilla.
Kopioi näppäin
Kopioi muoto -painike on työkalurivillä kaikissa Google Docs -sovelluksissa ja sitä voidaan käyttää kopioimaan yhden tekstialueen muoto toiseen.Tämä on yksi Microsoft Officen tärkeimmistä toiminnoista, jota ei voinut puuttua ohjelmistopaketista dokumenttien luomiseksi.
Aseta oletustekstityylit
Tämä on myös Wordin perustoiminto, joka sisältyy nyt myös Google-dokumenteihin, avattavan valikon avulla, jossa voit valita ennalta määritetyt fonttityylit ja asetusvalikon, jotta voit muokata niitä ja tallentaa uusia tyylejä kuin oletus.Etsi linkki
Jos joudut kirjoittamaan hypertekstilinkkien sisältävän asiakirjan, korosta sana, kuten "Navigaweb", napsauta hiiren kakkospainikkeella ja napsauta Linkki lisätäksesi linkin oikeaan sivustoon, jota sovellus etsii automaattisesti.Vedä ja pudota kuvia
Jos haluat lisätä kuvan dokumenttiin, sinun täytyy vain vetää se hiirellä kansiosta tai toiselta verkkosivustolta Google Drive -sovelluksen web-käyttöliittymään.Käännä asiakirjat
Voit hyödyntää Google Translate -palvelun mahdollisuuksia ja saada asiakirjat nopeasti käännettynä valikon vaihtoehdolla Työkalut -> Käännä dokumentti, jonka avulla voit kääntää 46 eri kieltä kaksisuuntaisesti.Vaihda diojen teemat
Esitysaiheet ovat hyvin samankaltaisia kuin Microsoft Powerpoint, jotta luodaan heti asettelu oikealle esitykselle. Mahdollisuus muokata nykyistä teemaa Dia- valikosta on hyvin uusi.Asetustaulukot
Google Docs -sovelluksesta puuttuu edistyneimmät suunnittelutyökalut, mutta taulukoita voidaan käyttää erityyppisten asettelujen luomiseen. Taulukko- valikosta voit luoda näkymättömän soluverkoston, johon kirjoittaa, jotta teksti muotoillaan eri tavalla.Ehdollinen muotoilu laskentataulukoissa
Google Docs -verkkosovellusten ominaisuuksia ja laajuutta laajennetaan yhä enemmän myös Muotoile- valikon ansiosta, joka Worksheets-sovelluksessa, joka vastaa Exceliä, mahdollistaa ehdollisen muodon luomisen, jotta värjätään teksti soluissa eri tavalla. riippuen arvosta, joka heillä on.Julkaise tiedostoja upottamalla verkkosivustolle
Tämän Google-dokumenttien ainutlaatuisen ominaisuuden avulla voit upottaa asiakirjan verkkosivustolle tai verkkosivulle vain kopioimalla Upotuskoodi, kuten Youtube-videoissa. Koodi saadaan valikosta Tiedosto -> Julkaise verkossa .johtopäätökset
Tässä pikaoppaassa olemme osoittaneet sinulle kaikki Google Drivessa ja Google Docsissa käytettävissä olevat asiantuntijatoiminnot, joten voit alkaa käyttää Googlen tarjoamaa alustaa sellaisena kuin sen pitäisi olla. Ehkä se ei korvaa kokonaan Officea, mutta voimme käyttää sitä muokkaamaan ja lukemaan asiakirjoja lennossa.Jos olemme musiikin suoratoiston faneja, voimme käyttää Drivea myös tiedostojemme varastona, jotta voimme toistaa niitä älypuhelimista tai muista tietokoneista, kuten oppaassamme selitetään, kuinka Driveen tallennettua musiikkia voi kuunnella .
Jos toisaalta meidän on integroitava Google Keepiin tallennetut muistiinpanot Google-dokumenteihin tai Driveen, voimme menestyä noudattamalla ohjeita, jotka on kuvattu Google Integroinnin yhdistämisessä Google-dokumenteihin .
