Kuten kaikki ohjelmistot, Microsoft Word vaatii myös optimointia, joka on saatavissa muuttamalla tuottavasti joitain ennalta määritettyjä asetuksia ja vaihtoehtoja. Näiden muutosten ansiosta tietokoneessa kirjoitetun maailman eniten käytetyn ohjelman pitäisi tulla kevyemmäksi, nopeammaksi ja antaa nopean pääsyn hyödyllisimpiin ja toistuvimpiin toimintoihin, jotta ei tuhlata aikaa asiakirjahallintatoimintoihin, joiden pitäisi olla. automatisoitu.
Alla näemme 10 asetusta, jotka tulisi muuttaa, jotta parannetaan Wordin käyttöä ja säästetään aikaa ja vaivaa.
LUE LISÄÄ: Erityiset Word-toiminnot, joita käytetään aina asiakirjan kirjoittamisessa
1) Aseta ensisijainen sijainti tiedostojen tallentamiseksi
Mene Tiedosto-valikko -> Asetukset ja sitten Tallenna-välilehdelle määrittääksesi ensisijainen kansio, johon asiakirjat tallennetaan.
Etuna on, että tällä tavalla voit käyttää levypainiketta uuden asiakirjan välittömään tallentamiseen ja voidakseen avata sen nopeasti uudelleen.
Samasta asetusvälilehdestä on myös mahdollista valita oletustiedostomuoto ja muuttaa sitä tarvittaessa docx- tai doc- tai odt- tai rtf-tiedostoksi.
2) Siirrä "Tallenna nimellä" pikakäyttöpalkissa
Tallenna nimellä -painikkeen tulisi aina olla lähellä, jotta kaikki uudet asiakirjat voidaan tallentaa heti tunnistettavalla nimellä.
Tämän jälkeen voit hyödyntää nopean pääsyn palkkia, joka on kaikkien yläosa, jossa on myös Tallenna ja palauta muutospainikkeet.
Paina palkista alanuolta ja paina Muut komennot .
Etsi Word-vaihtoehdoista Tallenna nimellä -komento ja lisää se oikeaan sarakkeeseen.
Muista kuitenkin, että Tallenna nimellä voidaan tehdä nopeasti painamalla F12-näppäintä PC-näppäimistössä.
3) Poista Paste Options -ruutu käytöstä, jotta kopion leikkaaminen ja liittäminen tapahtuu nopeammin
Kun napsautat Word-asiakirjaa hiiren kakkospainikkeella, Kopioi ja leikkaa -kohdassa on liitäntäasetukset, jotka voivat viedä jonkin aikaa.
Jos haluat poistaa sen käytöstä ja liittää tekstiä aina muotoilemattomassa tilassa, tuo esiin klassinen liitä -painike, siirry Tiedosto-valikkoon -> Asetukset -> Lisäasetukset ja poista Näytä liitä-asetukset -painike.
Tosiasia, että kopiointi ja liittäminen voidaan tehdä nopeammin näppäinyhdistelmillä CTRL + C, CTRL + X ja CTRL + V.
4) Aseta oletusfontti
Microsoft Word 2013 käyttää Calibri-oletusfonttia koon 11 kanssa.
Juuri siksi, että se on ennalta määritetty ja kaikki käyttävät sitä, voi olla suositeltavaa muuttaa sitä, ehkä asettamalla vanha hyvä Times New Roman tai Helvetica (tai Arial) parhaaksi valituksi kirjasinkirjaksi opetussuunnitelman laatimiseksi ja siten myös erinomainen työasiakirjoihin.
Jos haluat muuttaa fontin asiakirjassa, pidä Koti-välilehti auki nauhassa ja valitse fontti avattavasta valikosta.
Jos haluat muuttaa kaikkien tulevaisuudessa kirjoitettavien asiakirjojen oletusfontin, napsauta sen sijaan Koti- välilehden fonttiruudun oikeaa kulmaa.
Valitse Arial, paina Aseta oletukseksi -painiketta ja muuta sitten asetusta asettamalla " Kaikille asiakirjoille " ennen napsauttamalla OK.
5) Poista neuvo käytöstä, kun kohdistin asetetaan painikkeen päälle
Ne, joilla on tarpeeksi kokemusta Wordista, voivat tehdä ohjelmasta nopeamman poistamalla käytöstä vinkit ja pienoisoppaat, jotka ilmestyvät automaattisesti, kun painike valitaan.
Jos emme koskaan lue niitä, voit poistaa ne käytöstä Tiedosto- valikossa -> Valinnat -> Yleinen, muuttamalla työkalun kuvaustyyliä siten, että työkaluvihjeitä ei näytetä tai ominaisuuskuvausta ei näytetä ... jotta voit silti jättää mahdollisuuden lukea käyttäjän nimi -painiketta, kun viet kohdistimen sen päälle.
Jälkimmäinen tila on parempi, koska se näyttää komentojen nimen ilman kuvauksia.
6) Muokkaa normaalia mallia haluamallasi tavalla
Voit säästää aikaa sivuasetusten ja toistuvien muotoiluvaihtoehtojen avulla luomalla oletusmallin jokaiselle uudelle avaamallesi asiakirjalle.
Napsauta sitten hiiren kakkospainikkeella normaalia tyyliä, nauhan oikeassa keskellä, ja paina Muokkaa .
Vaihda sitten kirjasin vaiheessa 4 esitetyllä tavalla ja sitten myös fontin koko ja kirjasintyyli.
Esikatselun yläpuolella olevien painikkeiden avulla voit myös valita sivureunat ja rivivälin korkeuden.
Vasempaan alakulmaan voit kirjoittaa muita muokkausosia, kuten välilehti, kappale, reunat ja muut.
Ennen kuin napsautat OK ja poistut, valitse vaihtoehto " Uusissa asiakirjoissa, jotka perustuvat tähän malliin ".
Huomaa : Normaali tyyli tallennetaan tiedostoon nimeltä Normal.dotm .
Jos tämä nimetään uudelleen, vaurioidaan tai siirretään, Word luo automaattisesti uuden version, joka käyttää alkuperäisiä oletusasetuksia, ja siksi tehdyt mukautukset menetetään.
7) Muuta asiakirjojen henkilökohtaisia tietoja
Tämä on asia, joka monet unohtaa ja että vaarana on tehdä huonoja lukuja.
Itse asiassa, jos kirjoitamme uuden asiakirjan, joka alkaa jo olemassa olevasta ja kirjoittaa toinen, kuka tahansa lukee, se voi huomata, että kyseinen asiakirja ei ole meidän, koska sen sisällä olevat tiedot osoittavat toisen kirjoittajan.
Kaikki metatiedot ja henkilökohtaiset tiedot ovat näkyvissä Tiedosto> Tiedot- valikossa
Henkilökohtaisten tietojen muuttaminen Wordissa tehdään vain kerran, ja se koskee kaikkia myöhemmin tallennettuja asiakirjoja.
Tekijän tietoja voidaan muuttaa Tiedosto- valikosta -> Tiedot tai myös Tiedosto -> Asetukset -> Yleiset -kohdasta ja laittaa nimesi kohtaan " Käytetyn Office-kopion mukauttaminen ".
Jos haluat muuttaa tietyn asiakirjan tekijää, voit käyttää Tarkista-valikkoa tai lisätä tai muokata kirjoittajaa tallennusmuodossa näkyviin tulevassa kentässä.
8) Poista asiakirjan omistajuus ja henkilökohtaiset tiedot
Jos haluat ylläpitää ehdotonta yksityisyyttä siitä, kuka kirjoitti ja editoi Word-tiedostoa, on tärkeää poistaa piilotetut metatiedot, jotka sisältävät sen parissa työskennelleiden nimet, luontipäivämäärä, aiemmat versiot, työaika ja muut asiat.
Microsoft Officen tallentamat tiedot ovat näkyvissä Tiedosto -> Tiedot-kohdasta .
Poista kaikki nämä tiedot siirtymällä Tiedosto- valikkoon -> Asetukset, painamalla Suojauskeskus ja sitten Asetukset Suojauskeskus .
Siirry Tietosuoja-asetuksiin ja paina Asiakirjan hallinta-painiketta ja poista sitten kaikki metatiedot.
Huomaa : Tämä on käytössä olevaan tiedostoon liittyvä asetus, joka ei ole pysyvä.
9) Poista suojattu näkymä käytöstä Wordissa
Suojattu näkymä on vain luku -tila, jonka tarkoituksena on - kuten nimensä osoittaa - suojata tietokoneesi vastaanotetuilta asiakirjoilta, jos se on saastunut.
Jos saat tiedostoja hyvämaineisista lähteistä, voit poistaa suojatun näkymän käytöstä .
Siirry sitten Tiedosto -> Valinnat -> Suojauskeskus -> Suojauskeskuksen asetukset ja poista kaikki tai vain jotkut suojatun näkymän osion vaihtoehdoista.
10) Automaattinen vieritys
Pitkien asiakirjojen lukemiseksi handsfree-tilassa automaattinen vieritys voidaan aktivoida yhdellä painikkeella.
Tämä painike voidaan lisätä nopean käyttöpalkin yläosaan painamalla alanuolinäppäintä siirtymällä kohtaan Muut komennot -> Valitse komennot -> Kaikki komennot -
Automaattinen vierityspainike näkyy valkoisena ympyränä.
Kun painiketta painetaan, hiiren osoitin muuttuu kaksoisnuoliksi ja voit vierittää asiakirjaa hiirellä ylös ja alas napsauttamatta mitään.
Poistuksesi automaattisesta vieritystilasta paina hiiren painikkeella tai paina Esc.
LUE LISÄÄ: Optimoi Word poistamalla tarpeettomat asetukset käytöstä
