Gmail on yksi menestyneimmistä Googlen allekirjoittamista palveluista, koska käytännössä kaikki käyttävät sähköpostitiliä kirjautuessaan uuteen Google-tiliin (älypuhelimella, YouTube-sivustolla jne.). Ennen Gmailia online-sähköpostipalveluiden käyttö oli hankalaa, erittäin rajoitettua ja vaatii Microsoft Outlookin kaltaisen työpöytäohjelman voidakseen toimia kunnolla. Gmail on sen sijaan todellinen verkkopohjainen sähköpostiohjelma, tehokas ja niin täynnä ominaisuuksia, että se tarvitsisi käsikirjan, jossa on satoja sivuja! Gmail on edelleen suosituin verkkopalvelu sähköpostissa, vaikka kaikki eivät hyödyntäisi täysimääräisesti sen voimaa: jotta voimme käyttää sitä oikein, osoitamme tässä artikkelissa parhaat ominaisuudet, jotka erottavat sen kilpailusta. Gmail-sähköpostin käyttö ei tule koskaan olemaan sama tämän oppaan lukemisen jälkeen!
LUE LISÄÄ -> Synkronoi osoitekirja Gmailin ja Outlookin välillä ja tuo yhteystietoja
Jos meillä ei vielä ole Gmail-tiliä, voimme korjata sen avaamalla Google-tilin täällä -> Uusi Google-tili .
Jos haluat käyttää Gmailia älypuhelimella tai tablet-laitteella, voimme ladata tietyn sovelluksen täältä -> Gmail ( Android ) ja Gmail ( iPhone ).
1) Tutkimus
Koska Gmail on Google-palvelu, on selvää, että sähköpostien haku voi olla parempi kuin missään muussa ohjelmassa tai verkkopostipalvelussa. Halutessasi ei myöskään tarvitse lajitella sähköpostiani kansioihin, koska niitä on mahdollista etsiä tarkasti ja nopeasti.
Tärkeintä on tietää hyödyllisimmät Gmail-operaattorit sähköpostin ja liitteiden tarkennetulle haulle .
Voimme esimerkiksi etsiä kaikista sähköposteista päivämäärän mukaan lukien mukaan lukien kyseisenä päivänä tai edellisinä tai seuraavina päivinä vastaanotetut sähköpostiviestit: esimerkiksi kirjoittamalla hakupalkkiin " 2018/12/25 jälkeen " etsiäksemme kaikkia vastaanotettuja sähköposteja. joulun jälkeen, sen sijaan " ennen: 2018/12/25 " etsiä ennen joulua saatuja sähköposteja. Jos toisaalta meillä on lukemattomia viestejä jo pitkään, mutta "kadonnut" lukemattomien seuraavien viestien joukosta, voimme aina avata Kaikki viestit -valikon (vasemmalla puolella oleva palkki) ja kirjoittaa hakukenttään " on: lukematon ", jotta voit nähdä kaikki lukemattomat sähköpostit, koska meillä on aktiivinen Gmail-tili.
2) Kuinka käyttää suodattimia
Gmailissa voimme käyttää suodattimia automatisoidaksemme vastaanotettujen viestien hallinnan lähettäjän, aiheen, aiheen perusteella jne. Jokainen sähköposti voidaan muuntaa suodattimeksi painamalla kolme pistettä sähköpostin päivämäärän ja ajan vieressä ja käyttämällä tämän tyyppisen kohteen Suodata viestejä . Vaihtoehtoisesti voimme luoda suodattimen lennossa napsauttamalla hakupalkin oikealla puolella olevan kolmion yläosaa ja aloittamalla eri kenttien täyttäminen.
Haku- painikkeen lisäksi voimme käyttää myös Luo suodatin -painiketta, jotta voimme suodattaa kaikki tuloksena olevat sähköpostit erinomaisella tavalla. Suodatin voi olla myös taannehtiva, eli kelpaa jo vastaanotettujen sähköpostien järjestämiseen.
LUE LISÄÄ: Tilaa postilaatikko suodattimilla ja aliaksilla Gmailissa hallita vastaanotettuja sähköposteja
3) Kuinka käyttää etikettejä
Suodattimien sijasta voit käyttää tarroja eräänlaisena sideaineena organisoidaksesi postisi.
Gmail soveltaa jo automaattisesti oikeita tarroja algoritmiensa perusteella (lisäämällä Faceboook-viestit esimerkiksi Social- sovellukseen tai Amazon-lähetyksiin päivityksissä ), mutta voimme parantaa tarrojen hallintaa ja luoda uusia napsauttamalla symbolia seuraavan muodossa: vaihde ja siirry Asetukset- valikkoon -> Tarrat .
Jos haluamme sen sijaan muuttaa jo vastaanotetuille sähköposteille määritettyä tunnistetta, avaa vain se ja napsauta yläosassa olevaa Etiketti- painiketta.
4) Käytä Gmailia muiden sähköpostitilien kanssa
Gmailin avulla on helppo tuoda muita sähköpostitilejä, jotta voit vastaanottaa viestejä muista osoitteista ja lähettää myös sähköposteja näiden osoitteiden avulla. Lisää sähköpostitilejä napsauttamalla rataskuvaketta ja siirtymällä kohtaan Asetukset -> Tili ja tuonti ja napsauttamalla sitten Lisää toinen sähköpostiosoite . Gmail käyttää IMAP: tä ja SMTP: tä voidakseen vastaanottaa ja lähettää sähköpostia muilta operaattoreilta. monet näistä ovat itse konfiguroivia (kirjoita vain sähköpostiosoitteesi ja salasanasi), muissa tapauksissa meidän on palautettava käyttöparametrit manuaalisten määritysten tekemistä varten.
Saadaksesi lisätietoja, suosittelemme lukemaan artikkeli muiden Gmail-sähköpostitilien tuomisesta ja hallinnasta useissa ruuduissa
5) Peruuta sähköpostin lähettäminen
Kuten toisessa artikkelissa nähdään, voit aktivoida toiminnon peruuttaaksesi vahingossa lähetetyn sähköpostin lähettämisen, jotta voit korjata heti virheelliset tai väärinkäsitykset. Tällä tavalla, kun olet painanut Lähetä sähköpostia -painiketta, meillä on vielä muutama sekunti peruuttaa se, jos olimme erehtyneet. Tavallisesti uudelleen harkinta-aika on rajoitettu 5 sekuntiin, mutta jos haluamme pidentää sähköpostin peruuttamisaikaa, voimme muuttaa sitä Asetukset- valikossa -> Yleistä muuttamalla kohtaa Peruuta lähetys -> Peruutusjakson lähetä .
Voimme asettaa korkeintaan 30 sekuntia, paitsi se ei ole sallittua (myös jotta emme hidastaisi sähköpostin lähettämistä Gmail-palvelimille liikaa).
6) Aktivoi "Vastaa kaikille" oletuksena
Kun uusi ryhmäviesti saapuu Gmailiin, voimme varmistaa, että kun napsautat Vastaa, sähköpostiosoite osoitetaan kaikille vastaanottajakenttään merkittyihin osoitteisiin eikä vain lähettäjälle. Tämä vaihtoehto voidaan aktivoida kohdassa Asetukset -> Yleinen ja aktivoimalla Vastaus kaikille -kohdan valintamerkki, joka on oletusvastauskäyttäytymässä .
7) Kuinka lähettää automaattisia vastauksia poissa ollessamme
Jos olemme poissa pitkään ja haluamme, että jokainen, joka kirjoittaa meille sähköpostitse, tietää, ettei ole käytettävissä, voimme määrittää automaattisen vastaajamme Gmailiin, joka lähettää välittömästi henkilökohtaisen viestin kaikille lähettäjille, jotka ottavat yhteyttä meihin. Voit määrittää sen napsauttamalla aina rataspainiketta ja siirtymällä sitten Asetukset -> Yleinen .
Vieritä sivua alaspäin, kunnes pääset kohtaan Automaattinen vastaaja .
Asetamme aloitus- ja lopetuspäivän (valinnainen) lisäämällä lyhyen tekstin Aiheeseen sekä syyt tai syyt vastauksen puuttumiseen tai puuttumiseen ilmoittaaksemme ajoissa kaikille, jotka päättävät vastata meille sähköpostitse.
Välttääksemme sähköpostien lähettämistä uutiskirjeisiin tai palveluviesteihin, voimme rasti Vastaa vain Yhteystiedot-kohtaan sisältyville ihmisille, jotta vain luotetut ihmiset vastaavat automaattisesti. Määrityksen lopussa napsauta Aktivoi automaattinen vastaaja ja sulje Gmail kokonaan: olemme valmiita lähtemään lomalle tai pitkälle matkalle ilman liikaa ajatuksia!
8) Liitteet Google Drivessa
Gmail on integroitu Google Drive -pilvipalveluun, joten vastaanotetut liitteet voidaan aina tallentaa Google-pilvitilaan, jotta ne voidaan kantaa tietokoneesi tai muiden laitteiden mukana.
Tämä on todella kätevä tallentaa ja lähettää jopa suuria tiedostoja ja hyödyntää asiakirjojen katselu- ja muokkaustoimintoja Google-dokumenttien avulla.
LUE LISÄÄ -> Gmailissa liitetiedostot ja vastaanotetut tiedostot avautuvat esikatseluna ja tallennetaan Google Driveen
9) Varattu tila luottamuksellisille sähköposteille
Kuten jo selitettiin, Gmailiin on mahdollista lähettää suojattuja sähköposteja vanhenemisella ja salasanalla.
Tämän ominaisuuden ansiosta luottamuksellisia ja arkaluontoisia tietoja sisältäviä viestejä voidaan lähettää, jotta vain vastaanottaja voi avata ne, ja myös sen jälkeen, kun olet lukenut kyseisen sähköpostiviestin ensimmäisen kerran, se poistetaan automaattisesti.
10) Käytä Gmailia kokonaisena asiakkaana
Gmailia voidaan pitää todellisena sähköpostiohjelmana joidenkin ominaispiirteiden takia:
- Voit käyttää Gmailia selaimen tai sovelluksen kautta mistä tahansa, kunhan siinä on tietokone, älypuhelin tai tabletti, jolla on Internet-yhteys
- Voit myös avata Gmailin offline-tilassa ilman Internet-yhteyttä
- Kaikki lähetetyt ja vastaanotetut Gmail-sähköpostit voidaan ladata tietokoneelle
- Muita sähköpostitilejä voidaan käyttää myös Gmailissa
- Voit torkkua sähköpostia Gmailissa, jotta saat ne uudelleen
- Roskapostit voidaan estää tehokkaalla suodattimella, jota Gmailin tekoäly hallitsee.
- Voit arkistoida sähköpostin Gmailissa nollataksesi Saapuneet-kansiosi poistamatta mitään
- Voit ajoittaa sähköpostien lähettämisen tulevaan päivämäärään Gmailissa
Joten jos etsimme tapaa korvata Outlook sähköpostien hallinnassa, on ehkä aika käyttää vain Gmailia kaikille sähköpostilaatikoillemme, jotta kaikki työ- tai henkilökohtaiset viestit olisivat aina käsillä.
LUE LISÄÄ: Täydellinen opas Gmailiin aloittaaksesi ja tullaksesi asiantuntijaksi
