Aika kuluu, uudet viestintäjärjestelmät syntyvät ja kuolevat, mutta tärkein yli kymmenen vuoden ajan on aina ollut sama, sähköpostit. Nykyään jopa sähköpostien vastaanottamispalvelut eroavat nykyaikaisista ja innovatiivisista palveluista, joissa on mahdollisuus postin järjestämiseen eri tavoin ja vanhanaikaisiin, samoin kuin kymmenen vuotta sitten, ilman parannuksia.
LUE LISÄÄ: Parhaat ilmaiset sähköpostisivustot, joilla voit luoda sähköpostiosoitteen
Google Mail, nimeltään Gmail, on varmasti tehokkain ja täynnä vaihtoehtoja sisältävä sähköpostipalvelu Internetissä, joten niille, joilla on vaikeuksia saapuvien postien hallinnassa, näemme tässä artikkelissa joitain tärkeitä temppuja, jotka sinun on tiedettävä hallinnan yksinkertaistamiseksi. uusista sähköposteista .
Kysymys on automaattisen järjestelmän perustamisesta postien siivoamiseksi, koska tiedät, että jos jätät tämän tehtävän käyttäjän käsiin kaikista ponnisteluista huolimatta, menetät väistämättä sodan häiriöineen.
Voit automatisoida Gmail-postilaatikon, jotta sinun ei tarvitse huolehtia tärkeiden sähköpostiviestien ja viestien menettämisestä, noudattamalla näitä 6 vinkkiä, käyttämällä google-sähköpostisivuston sisäisiä toimintoja.
Tämä on kokoelma Gmailin täydellistä opasta .
1) Käytä suodattimia ja tarroja saapuvien viestien vastaanoton automaattiseen hallintaan .
Olin jo puhunut tästä aiemmin yleisessä opasartikkelissa sähköpostisuodattimien luomiseksi Yahoo Mail, Hotmail ja muihin postipalveluihin, kuten Gmailiin.
Osaaminen luoda suodattimia Gmailissa on välttämätöntä luoda uusia suodattimia joka kerta, kun postilaatikkoosi tulee uusi viesti, jota ei automaattisesti luetteloida.
Joten jos sinulla on kaikki vastaanotetut viestit lueteltu kronologisessa järjestyksessä, mutta ilman erottelua, on aika luoda suodattimia ja tarroja, jotta lajitellaan postit eri kansioihin lähettäjän, aiheen tai muun kriteerin mukaan.
Tunnisteina viestejä ei siirretä yleensä postilaatikon yleisestä luettelosta, vaan ne vain suodatetaan ja erotellaan ryhmässä, mikä helpottaa niiden löytämistä ja etsimistä.
Tarrat on lueteltu sivun vasemmassa reunassa Gmail-valikossa.
Kun saat postilaatikkoosi uuden sähköpostiviestin, jolla ei ole etikettiä, avaa se tai valitse se ja luo sitten uusi " Muu " -painikkeen vieressä oleva tarrapainike.
Ihannetapauksessa etiketti tulisi kiinnittää jokaiseen toistuvaan viestiin .
Esimerkiksi etikettiä käytetään Facebook-ilmoituksiin, toinen tarra käytetään Navigaweb-uutiskirjeen sähköposteihin, toinen työviesteihin ja niin edelleen.
Kun olet luonut uuden viestin tunnisteen, varmista, että kaikki seuraavat samanlaiset saapuvat merkitään automaattisesti samalla tavalla, avaa sähköposti, paina " Muu " -painiketta ja avattavassa luettelossa, napsauta " Suodata tämän tyyppiset viestit ".
Tällä tavalla sääntö luodaan automaattisesti ja nopeasti, jolloin kaikki saman sähköpostiosoitteen tai luodun tunnisteen viestit yhdistetään.
Suodatinta voidaan muokata valitsemalla eri kriteeri, esimerkiksi jos se sisältää aiheessa tietyn sanan tai jos se ei sisällä sitä tai jos viestissä on liite vai ei.
Napsauta sitten " Luo suodatin tällä haulla " ja valitse lopullinen toiminto, jota voidaan itse asiassa soveltaa näihin viesteihin jo olemassa oleva tai uusi valittu tunniste.
Suodattimessa voit myös valita useita samanaikaisia toimintoja käytettävissä olevista; esimerkiksi vastaa oletuksena, ohita viesti, merkitse se jo luetuksi tai tärkeäksi.
Esimerkiksi puhtaasti informatiiviset sähköpostiviestit, joita ei tarvitse avata ja lukea, voidaan jättää huomioimatta ja arkistoida, kun taas automaattisten uutiskirjeiden sähköpostit voidaan merkitä luetuiksi ja merkitä vain niiden löytämiseksi tarvittaessa.
Oletusvastauksen luominen kaikille Gmail-tyyppisille viesteille voi olla paras tapa keventää työmäärää, kun se muuttuu yksitoikkoiseksi, tai kertoa lähettäjälle viestin vastaanottamisesta ja siihen vastataan pian.
Suodattimen luomisen jälkeen on tärkeää muistaa sijoittaa risti Käytä suodatin -vaihtoehtoa myös vastaaville viesteille, jotta varmistetaan, että sääntö on taannehtiva ja että se koskee myös aiemmin jo vastaanotettuja viestejä.
PÄIVITYS: Gmailin sähköposti on nyt jaettu erityisiin välilehtiin ja luokkiin
2) Liitteiden lähettäminen tai vastaanottaminen Gmailissa Skydriven, Dropboxin, Boxin ja Google Driven avulla on loistava tapa estää liitetiedostoja ottamasta liian paljon tilaa Gmailissa.
Gmailin avulla voit myös lähettää liitteenä olevia tiedostoja, joiden enimmäismäärä on 10 Gt, asentamatta laajennuksia, kuten joulukuun uutisista ilmenee.
3) Muunna sähköpostit kalenteritoiminnoiksi
Yksi mielenkiintoisimmista asioista Gmailissa on sen integrointi Google Tastsiin ja Google Kalenteriin.
Jos avaat sähköpostin, napsauttamalla yläreunassa Lisää- valikkoa, voit luoda toiminnon, joka on linkitetty valittuun viestiin .
Valitettavasti et voi automatisoida ajoitettujen toimintojen luomista sähköpostien perusteella, mutta voit aina luoda suodattimen ja antaa tunnisteen "mahdolliset toiminnot" uusille tuleville viesteille.
LUE LISÄÄ: Opas Google-tehtäviin, jotta voit luoda luetteloita toiminnoista, tapahtumista ja online-tapaamisista
4) Erota saapuvat viestit vastaanotettavan sähköpostiosoitteen perusteella .
On tärkeätä huomata, että Gmailin suodatinta voidaan käyttää myös erottamalla saapuvat viestit sen sähköpostiosoitteen perusteella, jolle sähköposti lähetettiin.
Tämän tyyppinen suodatin on hyödyllinen esimerkiksi jos käytät Gmailia sivustona, jolla voit vastaanottaa viestejä myös muista postilaatikoista.
Vielä parempi, voit käyttää tätä suodatusvaihtoehtoa Gmail-aliasten kanssa .
Gmail-osoitteessa on ääretön aliaksia .
Esimerkiksi, jos sähköpostiosoite oli , aliakset ovat
Se voidaan osoittaa esimerkiksi Facebook-osoitteeksi tai se voidaan antaa työosoitteeksi .
Muissa artikkeleissa, muita temppuja pitämään postilaatikkosi puhtaana ja järjestäytyneenä :
- Peruuta tilaus automaattisista uutiskirjeistä ja sähköposteista
- Automaattiset suodattimet sosiaalisille päivityksille, hälytyksille ja uutiskirjeille
- Tarkennettu sähköpostin hakuopas Gmailissa
