Kuinka monta kertaa olemme joutuneet laatimaan tärkeän asiakirjan, jossa kerrotaan kollegoiden tai sidosryhmien huomioista ja lisäyksistä huolehtimalla siitä, että kaikki yhdistetään yhdeksi asiakirjaksi lopullisen työn edellyttämällä tavalla Sen sijaan, että tuhlata aikaa jokaisen oman asiakirjan luomiseen ja jatkaa sitten vaikeaa yhdistämisoperaatiota, voimme hyödyntää yhtä monista kirjoitusohjelmista, jotka sallivat sinun kirjoittaa samanaikaisesti verkossa, jolloin luodaan "usean käden" kirjoitettu asiakirja heti myös siinä tapauksessa joissa kirjoittajat ovat hyvin kaukana, koska yksinkertainen Internet-yhteys riittää.
Katsotaan yhdessä parhaat työkalut dokumentin jakamiseen ja samanaikaiseen kirjoittamiseen ilmaiseksi.
Siksi lisäämme tuottavuutta huomattavasti sekä työssä että opiskelijaympäristössä (koulussa tai yliopistossa).
LUE LISÄÄ -> Sovellukset ja työkalut ryhmätyöhön, chattiin, viestintään ja projektien jakamiseen
1) Google-dokumentit
Yhden tehokkaimpia ohjelmia yhteistoiminnallisen kirjoittamisen käyttämiseksi ei tarvitse edes asentaa tietokoneelle, koska se toimii täydellisesti verkossa. puhumme Google-dokumenteista, joiden kotiin pääsee täältä -> Google Docs .
Kun verkkosivusto on avattu, napsauta Siirry Google-dokumenteihin -painiketta ja kirjoita minkä tahansa Google-tilin kirjautumistiedot.
Voimme käyttää sekä tiliä, jota käytämme Gmailissa, että tiliä, jota käytämme Android-laitteissa, tärkeä asia on, että käytetty tili on jo tiedossa tuleville yhteistyökumppaneillemme (jotka saavat, kun näemme myöhemmin kutsun osallistua heidän sähköposti, parempi olla tunnistettavissa).
Jos meillä ei vielä ole Google-tiliä, voimme luoda sen täällä olevan linkin avulla -> Luo Google-tili .
Anna käyttöoikeustiedot, pääsemme käyttämään eräänlaista kojetaulua, jossa on kaikki aiemmin jo luodut asiakirjat, sarja käytettävissä olevia malleja ja Google Driveen tallennetut asiakirjat (asiakirjoille tarjottava tila); Luo uusi asiakirja napsauttamalla Tyhjä .
Meillä on edessä todellinen Word-tyylinen tekstieditori, jossa automaattiset tallennukset pilvessä ja kaikki työkalut minkä tahansa asiakirjan kirjoittamiseen.
Määritämme ennen kirjoittamisen aloittamista jaetun käyttöoikeuden asiakirjaan napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Jaa-painiketta .
Jos emme ole jo tehneet niin, meitä pyydetään nimeämään asiakirja. Kun tämä on tehty, näkyviin tulee pieni ikkuna, jossa on tekstikenttä.
Voimme syöttää kenttään niiden käyttäjien sähköpostiosoitteet, jotka haluamme käyttää asiakirjaa, tai vain nimen, joka tallennetaan Gmailin tai Androidin osoitekirjaan (ne ilmestyvät heti).
Vaihtoehtoisesti voimme saada jaettavan linkin chatissa napsauttamalla Ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa Hanki jaettavissa oleva linkki -kohtaa .
Tärkeää lisäyksen hetkellä on säätää asiakirjan käyttöoikeuksia napsauttamalla lyijykynäkuvakkeen tekstikenttä vieressä: Jotta käyttäjät voivat tehdä yhteistyötä, meidän on annettava muutosoikeudet.
Saadaksesi tarkemman pääsyn ja asiat, jotka yhteistyökumppanit voivat tehdä, napsauta alla olevaa Lisäasetukset- painiketta, jotta pystyt hallitsemaan myös käyttöoikeuksiin liittyviä muutoksia, uusien ihmisten lisäämistä ilman lupaasi ja latauksen deaktivointia, tulostusasetuksia ja kopio niille, joille ei ole lupaa.
Kun lisäys on tehty, ainakin yksi yhteistyökumppani ilmestyy osoittimella, jolla on eri väri ja joka viittaa juuri asiakirjan kirjoittaneeseen käyttäjään: hän osaa kirjoittaa ja integroitua kirjoittamiseen reaaliajassa, jotta hänellä olisi tosi jaettu ja yhteistyöhakuinen asiakirja.
Asiakirjayhteistyön lisäksi meillä on myös pääsy pieneen keskusteluun, jotta voimme paremmin suunnitella kirjoituksen useisiin käsiin ja kommentoida lisäyksiä ja parannuksia yhdessä.
2) Microsoft Word Online
Toinen työkalu, jonka avulla voit jakaa asiakirjan ja kirjoittaa samanaikaisesti muiden käyttäjien kanssa, on Word Online, jota kuka tahansa voi käyttää ilmaiseksi kaikilla, joilla on Microsoft- tai Outlook-tili.
Word Online -sivun voi käyttää täältä -> Word Online .
Meiltä pyydetään kirjautumistiedot Microsoft- tai Outlook-tilille. lisää tilimme käyttöoikeustiedot tai, jos meillä ei vielä ole, kirjaudu uuteen tiliin napsauttamalla tätä linkkiä -> Luo Microsoft-tili .
Kun olemme saaneet käyttöoikeuden tilillämme, pääsemme kojelautaan, jossa on kaikki jo luodut online-asiakirjat, sivuston tarjoamat mallit ja OneDrive-pilvessä mahdollisesti olevat mallit.
Luodaksesi uuden Word-asiakirjan napsauta Uusi tyhjä asiakirja .
Se avaa uuden ikkunan, joka on hyvin samanlainen kuin Word-ohjelma, jonka voimme asentaa tietokoneelle, mutta se toimii täysin verkossa (voimme käyttää sitä minkä tahansa käyttöjärjestelmän kanssa).
Kun olet perehtynyt tämän Word Online -käyttöjärjestelmän intuitiiviseen käyttöliittymään, napsauta Jaa- kohtaa oikeassa yläkulmassa.
Uusi ikkuna avautuu keskelle, jossa voit luoda yhteistyötä.
Kirjoita vain yhteistyökumppaneiden sähköpostiosoitteet Vastaanottaja- kenttään ja määritä käyttöoikeudet muutosvaltuutettujen vastaanottajien kautta.
Voimme valita, voivatko he muokata asiakirjaa vai vain katsoa sitä, ja lisäksi valita, tekevätkö muutokset vain yhteistyökumppaneiden, joilla on Microsoft-tili, vai ei (erittäin hyvä asia, jos emme tiedä, ovatko he tilaaneet palvelun).
Vaihtoehtoisesti voimme aina lähettää jakamislinkin napsauttamalla linkin URL- kohtaa, jonka avulla voit luoda hyvän linkin jaettavaksi keskustelussa.
Kun kaikki yhteistyökumppanit on lisätty, meillä on jaettu asiakirja käytettävissä, muutokset näytetään (tosiaikaisesti vain, jos meillä on myös Office 365 -tilaus) asiakirjassa ja meillä on myös pieni keskustelu, jossa voimme keskustella uusista kohdista ja lisäyksistä.
LUE LISÄÄ: Sivustot tekevät yhteistyötä verkossa ja kirjoita yhdessä
