Meidän on jaettava tärkeät työasiakirjat, mutta haluamme välttää sitä, että kaikki tahattomat silmät voivat lukea luottamuksellisia tietoja "> Napsauttamalla kuvaketta voimme valita sarjan kohteita, jotka on suunniteltu suojaamaan asiakirja riittävästi: estääksesi tiedoston avaamisen, valitse Salaa salasanalla, kirjoita kahdesti valittu salasana ja vahvista OK-painikkeella ; Nyt meidän tarvitsee vain tallentaa tiedosto (painamalla näppäimistöä CTRL + B tai CTRL + S), sulkea Office ja tarkistaa, että meitä pyydetään valittua salasanaa tiedostoa avaessasi.
Jos haluat poistaa salasanan, avaa vain asiakirja, kirjoita tähän mennessä käytetty salasana, palaa Suojaa dokumentti ja napsauta uudelleen Salaa salasanalla, varmista, että jätät kentän tällä kertaa tyhjäksi (poista vain pisteet ja paina OK ).
Menettely on voimassa kaikissa Office-ohjelmissa: Word, Excel, PowerPoint ja muut Microsoftin tuottamassa työohjelmassa olevat ohjelmat.
Vaihda suojaus
Jos toisaalta haluamme suojata Office-asiakirjojamme muutoksilta, joudumme asettamaan estettävien muutosten taso (koska joissakin asiakirjoissa on tekstikenttiä tai hyödyllisiä pisteitä täyttämistä varten).
Avaa asiakirja, palaa takaisin Tiedosto- valikkoon ja valitse Suojaa asiakirja -valikosta Rajoita muokkaus -kohta. Asiakirjaan aukeaa uusi sivupalkki, josta voit päättää, sovelletaanko muotoilurajoituksia vai muutosrajoituksia.
Tämän oppaan tarkoituksiin asetamme valintamerkin Salli vain tämäntyyppiset muutokset asiakirjassa ja valitse avattavasta valikosta yksi käytettävissä olevista kohteista: Ei muutoksia (vain luku), muutokset, kommentit ja lomakkeen täyttäminen .
Jos olemme osa yritysverkkoa ja samaan yritystoimistoon on rekisteröity muita käyttäjiä, voimme myös rajoittaa muutokset tiettyyn ryhmään valitsemalla Poikkeukset- kentästä (valinnainen) kenen muutosten rajoitus vaikuttaa.
Vahvista suojauksen soveltaminen napsauttamalla alla olevaa Kyllä, käytä suojausta ; nyt avautuu ikkuna, jossa voit syöttää valitun suojaussalasanan (mahdollisesti erilainen kuin pääsylle annettu) tai vaihtoehtoisesti kirjoittaa todennus hallinnollisilla valtuuksilla (vain tällä hetkellä käyttämämme PC- tai Windows-tili voi tehdä muutoksia).
Jos käytämme salasanatunnistusta, voimme integroida ensimmäisessä luvussa mainitun pääsyn lukituksen ilman mitään ongelmia.
Jos sen sijaan käytämme käyttäjän todennusta, asiakirja salataan välittömästi ja sitä voivat tarkastella vain valtuutetut käyttäjät, jotka eivät missään tapauksessa voi muokata sitä (vain tilillämme on valtuudet muuttaa).
Voit poistaa tämän tyyppisen suojauksen toistamalla kaikki jo nähneet vaiheet ja poista valintamerkinnät Salli vain tämän tyyppiset muutokset asiakirjassa .
Kuinka suojata asiakirjoja LibreOfficessa
Office on erittäin kallis työpaketti, jota Microsoft myi sadoilla euroilla, minkä vuoksi sitä on vaikea ostaa tavallisilta tai kotikäyttäjiltä. Voimassa olevana vaihtoehtona voimme käyttää LibreOffice-ohjelmistopaketteja aina ilmaiseksi.Katsotaan yhdessä, kuinka suojata pääsy asiakirjaan ja miten estää luvattomat muutokset.
Avasuoja
Tärkeimpien asiakirjojen suojaamiseksi avaa LibreOffice, valitse käynnistettävä ohjelma, luo asiakirja ja napsauta tallennettaessa Tiedoston yläosa -> Tallenna nimellä .
Valitsemme tallennusikkunassa tiedostolle nimen, sen polun, johon haluat tallentaa, ja muista laittaa valintamerkki Tallenna salasanalla -kohtaan ja napsauta sitten Tallenna alareunassa.
Lisäikkuna avautuu, jossa voit kirjoittaa valitun salasanan kahdesti; Kun olet valmis, tallenna asiakirja napsauttamalla OK . Tästä eteenpäin vain ne, jotka tietävät salasanan, voivat avata tiedoston ja tarkastella sen sisältöä.
Vaihda suojaus
Jos toisaalta halusimme suojata asiakirjaa ei-toivotuilta muutoksilta, toistamme edellisessä luvussa esitetyt vaiheet, ts. Siirry kohtaan Tiedosto -> Tallenna nimellä, aseta valintamerkki Tallenna salasanalla -kohtaan ja napsauta sitten Tallenna alareunassa. Ikkunaan, johon avausalasana syötetään, laajennamme Asetukset- kohtaa, ruudutaan Avaa-tiedosto vain luku -kohde ja kirjoitamme sitten toisen salasanan kuin avaamiseksi määritetty.
Napsauta OK vahvistaaksesi. Tästä eteenpäin pystymme avaamaan asiakirjan vain luku -tilassa ilman, että voimme tehdä mitään muutoksia (riippumatta siitä, onko meillä suojattu pääsy tiedostoon). Jos haluat tehdä muutoksia suojattuun asiakirjaan, napsauta yläreunassa olevaa Muokkaa- valikkoa, valitse Muokkaa- tila- kohta ja kirjoita muutosten suojaamiseksi valittu lukituksen salasana.
johtopäätökset
Tässä oppaassa olemme yhdessä nähneet, kuinka suojata asiakirjoja avaamisen yhteydessä ja kuinka suojata asiakirjoja muutoksilta, jos käytämme Officea ja ilmaista LibreOffice-ohjelmistopakettia.Vaihtoehtoisesti voimme suojata yhden tai useamman suojaamalla suoraan kansioihin, kuten on kuvattu myös oppaassamme tiedostojen ja kansioiden suojaamiseksi salasanoilla .
Asiakirjojen suojaamiseksi muutoksilta toiseen (laajalti käytettyyn) menetelmään kuuluu Office-asiakirjan muuntaminen PDF: ksi, kuten oppaassa kuvataan, kuinka PDF-tiedosto suojataan salasanalla, jotta sitä ei avata tai muokata .
